Kongressteder er skabt til større møder, konferencer og events med fleksible sale, auditorier og foyerområder. Du får gennemført akustik, stabile AV-løsninger, backstage- og registreringsflow, tydelig wayfinding samt niveaufri adgang. Typiske opsætninger spænder fra teater til øer og U-bord, og mange steder tilbyder hybride muligheder. Nem adgang via motorvej og kollektiv trafik er standard, ligesom kapaciteten kan skaleres efter behov.
Du vælger kongressteder, når du har brug for robuste rammer, der kan håndtere alt fra 150-2.000 deltagere i samme flow. Her får du store plenumsale, breakout-rum tæt på, professionel scene/lys og logistik, der minimerer ventetid. Sammenlignet med klassiske konferencelokaler giver et kongressted bedre publikumsflow, tydelig zonering og hurtigere omstilling mellem oplæg, netværk og udstillingsbesøg.
Hvornår kongressteder giver bedst mening
Kongressteder er oplagte ved deltagerantal over ca. 150, når du har parallelspor, udstillerområde eller behov for særskilte ankomst- og backstageflows. De er også ideelle til årlige generalforsamlinger, produktlanceringer og faglige kongresser, hvor tidtabeller er stramme, og akustik samt wayfinding skal spille fra første minut. Den danske mødeinfrastruktur er stærk og har været i vækst, hvilket understøtter tilgængelighed og kapacitet på tværs af landet.
Typiske scenarier
Et heldagsfagprogram med keynote i plenum, 4–8 breakouts á 60 min., netværksfrokost samt afsluttende panel. Alternativt et 2-dages årsmøde med udstilling, sociale aktiviteter og aftenshow.
Opsætninger & kapacitet
Teateropstilling giver maksimal kapacitet til keynotes og prisuddelinger. Skolebord passer til læringsforløb med noter og laptop. Øer bruges til workshops og gruppearbejde, mens U-bord egner sig til styregrupper og dialog. Kongressteder kombinerer ofte et stort plenum (500–2.000+) med 6–20 mindre rum. Planlæg bevægelseslinjer mellem scener, catering og udstilling for at undgå kødannelser ved pauser.
AV, akustik & lys
Kongressteder leverer typisk fast scenelys, PA, line arrays, store LED-skærme/projektion, mikrofoner (hånd, knap, bøjle) og teknikere til afvikling. Til hybrid/streaming bør du sikre redundans på lyd og uplink, dedikeret scenekamera samt mikrofonplan for Q&A.
Catering & pauser
God energi driver gode møder. Vælg rytme efter program: kort formiddagsservering, frokost med grønne proteiner og sæsonråvarer, eftermiddagsboost samt vand/kaffe ad libitum. Spørg til økologi, lokale leverandører, allergener og særkost (fx glutenfri, vegansk). Overvej “grab-and-go” buffeter ved parallelspor for at undgå kø, og placér kaffeøer tæt på udstillingen for at maksimere trafikken hos partnere.
Tilgængelighed & logistik
Se efter niveaufri adgang, elevatorer, assisterende lytteanlæg, kontrastskiltning og handicapparkering.
Bæredygtighed & certificeringer
Mange danske møde- og kongressteder arbejder med miljøcertificering. Green Key er udbredt i Danmark og bygger på skærpede kriterier for bl.a. energi, vand, affald og fødevarer; mange større by-hoteller og mødefaciliteter er certificerede.
Til større events kan ISO 20121:2024 fungere som ramme for systematisk bæredygtig eventledelse på tværs af leverandørkæden.
Budget & prisintervaller
Dagsmøde (08.30–16.30): Typisk 495–795 DKK pr. person ekskl. moms inkl. lokale, standard-AV og forplejning. Intervallet er baseret på dokumenterede priseksempler fra åbne prislister i Danmark.
Heldag/aften: Tillæg for middag/aperitif og aftenafvikling. Pris afhænger af menuvalg, teknik/scene og bemanding.
Tilvalg (vejledende at indhente tilbud på): ekstra LED-skærm, kameraopsætning til streaming, tolkekabiner, udstillingssystem, scene-branding.
Case-eksempler og scenarier
Fagkonference, 450 deltagere: Plenum i teateropstilling, 6 breakouts (120 pladser), 1.800 m² expo, 2 frokost-sittings, 4 kaffeøer. Fokus: hurtige skift og høj standtrafik.
Årsmøde, 900 deltagere: Check-in via QR, plenum med panelscene, medlemsafstemning, gala-middag i samme hal med belysningsskift.
Hybrid keynote, 300 i salen / 1.200 online: Dedikeret stream-mixer, taler-monitorer, “pregreen room” til talere.
