Se otte klare fordele ved at lade et tilmeldingssystem hjælpe dig i dit arbejde med arrangementer.
Bruger du en teske til at grave et hul, en fjer til at male en væg, eller en fax fremfor et mailsystem? Nej vel? Men hvis ikke du vidste, der fandtes hverken en gravko, pensel eller et mailsystem, så gjorde du måske. Det samme gælder for de værktøjer, du bruger til dine arrangementer.
Sender du i dag invitationer ud på mail og registrerer de tilmeldte deltagere manuelt i et regneark, så sidder du lige nu med en teske i hånden til at klare en gravkos arbejde – og det er et kæmpe arbejde for dig.
Du kender det måske: Du møder ind til en indbakke med 62 nye tilmeldinger, otte deltagere, der gerne vil lave en ændring i deres tilmelding, og en enkelt, der gerne vil afmelde sig arrangementet, fordi hendes kanariefugl er blevet syg. Og så går du ellers i gang med at lave CTRL+C, CTRL+V-gymnastik for at få tilføjet og fjernet deltagerne fra deltagerlisten i dit regneark.
De manuelle processer sidder efterhånden på rygraden, men du oplever højst sandsynligt også, at jo mere tid du bruger på dem, des mere hober de øvrige opgaver sig op.
Kan det mon ikke gøres lettere?
Hos det nordjyske tilmeldingssystem NemTilmeld kender de alt til den problematik. NemTilmeld får ofte henvendelser fra kunder, der er ved at få stride hår i nakken af konstant manuelt at håndtere tilmeldinger på mail og opdatere regneark, hver gang en mail med en tilmelding tikker ind i indbakken. Kunder som spørger: Kan det mon ikke gøres lettere?
“Jo”, siger de klart hos NemTilmeld, der har automatiseret tilmeldingsprocessen fra A-Z, så arrangementsplanlæggere kan kæle mere for detaljerne til deres arrangementer i stedet for at bruge overflødig tid og hjerneceller på manuelle processer.
Vi har spurgt NemTilmeld om fordelene ved at bruge et tilmeldingssystem frem for mail og regneark, og her er deres bud på otte klare fordele:
- Dine deltagerlister opdateres automatisk, når en deltager tilmelder (eller afmelder) sig – så du har altid har en opdateret deltagerliste ved hånden og slipper for at bruge tid på at opdatere dine deltagerlister manuelt.
- Du har selv mulighed for at angive hvilke oplysninger, der skal være påkrævede for dine deltagere at udfylde – og slipper derved for de mange beskeder frem og tilbage med deltagerne, for at få indsamlet alle nødvendige oplysninger.
- Dine deltagere får automatisk sendt en tilmeldingsbekræftelse på mail, når de har tilmeldt sig – og du slipper for at gøre det manuelt, og for at svare på mails med emnefeltet “Er min tilmelding modtaget???”
- Dine arrangementer er samlet ét sted – så du har det store forkromede overblik og kan nemt finde alt fra en deltagerliste til en specifik besked, du har sendt til dine deltagere.
- Dine deltagere har mulighed for selv at annullere eller rette i deres tilmelding – fx hvis de ændrer mening om deres valg af workshops – og du slipper for at skulle håndtere alle rettelser manuelt.
- Du kan nemt sende invitationer til dine lister med potentielle deltagere og påmindelser til dem, der ikke får svaret i første omgang – tilmeldingssystemet registrerer automatisk hvem, der har svaret, så du undgår at forstyrre dem med din påmindelse.
- Du kan nemt opkræve betaling for dit arrangement – og du slipper for at fakturere, tjekke op på hvem, der har betalt, og for at sende rykkere til dem, der mangler at betale.
- Personoplysninger om dine deltagere slettes automatisk (på et selvvalgt tidspunkt) – så du slipper for at skulle have manuelle sletteprocedure, som er mere eller mindre umulige for dig at overholde.
Synes du, det virker overvældende at skulle sætte sig ind i et nyt system?
De mødeplanlæggere, der bruger NemTilmeld fortæller, at systemet er intuitivt og nemt at lære at bruge, så du kun skal bruge ganske kort tid på at komme i gang med at oprette dine arrangementer.
Derudover har de, sagt på godt nordjysk, “en ganske udmærket support”, som sidder klar til at hjælpe dig med alt fra spørgsmål om specifikke funktioner i systemet til sparring om opsætning af hele arrangementer.