Holder I stadig møder efter gamle vaner?
Af HUSET Middelfart. Mange virksomheder investerer store ressourcer i møder, kurser og konferencer. Men udbyttet afhænger ikke alene af programmet. Det afhænger af, hvordan mødet bliver designet.
Af HUSET Middelfart
Vi har digitaliseret vores arbejdspladser, effektiviseret processer og optimeret næsten alt. Men én central del af arbejdslivet har i vid udstrækning fået lov til at køre videre efter gamle vaner: mødet.
Møder fylder mere end nogensinde
Mødet er stadig en af de vigtigste rammer for vores arbejdsliv. Det er her, vi samles, deler viden, træffer beslutninger og forsøger at skabe retning, ejerskab og fremdrift. Ifølge Microsofts Work Trend Index er antallet af møder steget markant de senere år, i nogle tilfælde med op mod 250 procent.
Derfor er spørgsmålet ikke kun, om vi holder for mange møder. Spørgsmålet er, om vi får nok ud af den tid, vi allerede bruger sammen?
Når virksomheder samler medarbejdere, ledere, kunder eller samarbejdspartnere til møder, kurser og konferencer, er der meget på spil. Der investeres tid, lønkroner, transport, forberedelse og forventninger. Alligevel bliver mange møder stadig planlagt ud fra samme grundform: lange oplæg, tætpakkede programmer, korte pauser og for lidt tid til refleksion.
”I dag ved vi, at vi ikke kan fokusere mere end 45 minutter, maks, før hjernen ligesom står af. Alligevel er det stadig almindeligt at planlægge møder og kursusdage, hvor deltagerne sidder og lytter i timevis.”
- Angelika Berg Lærche, salgsansvarlig i HUSET Middelfart
Det vil vi i HUSET Middelfart gerne være med til at ændre.
Pausen: Vores vigtigste strategiske værktøj
Når et møde skal give størst muligt udbytte, er det fristende at fylde programmet helt ud. Hvert minut får en funktion, og pauserne bliver kortet ned for at få plads til mere indhold. Men det, der ligner effektivitet på papiret, er ikke nødvendigvis effektivt for hjernen.
Forskning i læring og hukommelse peger på, at pauser spiller en vigtig rolle, når information skal forstås, bearbejdes og lagres. Pausen er ikke bare et hul mellem to programpunkter. Den er der, hvor hjernen får mulighed for at indhente det, der netop er sket.
En pause behøver heller ikke kun at være kaffe og kage. Den kan være en styret refleksion, en kort gåtur, en samtale to og to, et skift i rum eller et øjeblik, hvor deltagerne får lov til at tænke over, hvad den nye viden betyder i deres egen hverdag.
”En pause er ikke nødvendigvis bare det, at man skal gå ud og tage en kop kaffe. Det kan også være, at man stiller skarpt på noget andet end det, der foregår foran projektoren,”
- siger Angelika Berg Lærche.
Ofte er det netop i pausen, at mødet begynder at arbejde. Det er her, deltagerne vender pointer med hinanden, kobler ny viden til egne erfaringer og stiller de spørgsmål, der ikke altid finder vej til plenum.
Bevægelse kan ændre samtalen
Det samme gælder bevægelse. Flere studier peger på, at kroppen spiller en større rolle for vores tænkning, end vi ofte tillægger den. En undersøgelse fra Stanford University viser blandt andet, at kreativiteten kan øges markant, når vi går. Alligevel foregår langt de fleste møder siddende.
Det er ikke nødvendigvis, fordi mødebookere og ledere ikke ønsker variation. Ofte er det bare vanen, der vinder. Vi går ind i et mødelokale, sætter os på en stol, kigger mod en skærm og gør, som vi plejer.
Hvis formålet er at udvikle idéer, træffe beslutninger, skabe ejerskab eller styrke relationer, kan det derfor være værd at spørge: Skal alt foregå siddende?
Et møde kan med fordel designes med skift i energi. Nogle dele kræver ro og koncentration. Andre dele har godt af bevægelse, samtale og luft. Det kan være en walk-and-talk, en fælles refleksion udenfor, et gruppeskift eller en kort øvelse, der får deltagerne væk fra stolen og tilbage i kroppen.
Omgivelserne har også betydning. Natur, lys, luft og afstand til hverdagen kan skabe mental plads. Men rammerne gør det ikke alene. De skal bruges.
”De gæster, der booker hos os, synes, det er fedt, at vi har naturen, men de fleste bruger den bare ikke,”
- siger Angelika Berg Lærche.
Det er her, mødedesign bliver vigtigt. For det er ikke nok at vælge gode rammer. Man skal også turde ændre adfærden i dem.
Hvad koster gamle mødevaner?
Når møder ikke bliver tænkt bevidst, risikerer virksomheder at miste en stor del af værdien undervejs. Ikke fordi deltagerne ikke vil eller fordi indholdet nødvendigvis er dårligt, men fordi formatet ikke hjælper mennesker med at være til stede, bidrage, huske og handle bagefter.
Når mødet bliver designet bevidst, kan I skabe mere fokus ved at respektere hjernens behov for variation og pauser. I kan skabe mere energi ved at inddrage bevægelse, omgivelser og aktive formater. I kan skabe mere ejerskab ved at lade deltagerne arbejde med stoffet i stedet for kun at lytte til det. Og I kan skabe mere værdi efter mødet ved at tænke opfølgning, næste skridt og forankring ind fra start.
Når møder derimod planlægges efter gamle vaner, kan konsekvensen være lavere udbytte, mental træthed, uklare næste skridt og spildt potentiale.
Et godt møde handler derfor ikke kun om, hvad der står på dagsordenen. Det handler om, hvad deltagerne skal forstå, huske, beslutte eller gøre anderledes bagefter.
Det vigtigste sker ofte efter mødet
En af de største udfordringer ved møder er det, der sker bagefter. Ebbinghaus’ klassiske forskning i hukommelse viser, at vi hurtigt glemmer en stor del af ny information, hvis der ikke bliver fulgt op. Alligevel slutter mange møder uden en klar plan for, hvordan viden, beslutninger og intentioner skal leve videre.
”Rigtig mange møder og kurser går i glemmebogen ret hurtigt, fordi der ikke bliver fulgt op,”
- siger Angelika Berg Lærche.
Det er ikke nok, at deltagerne går fra mødet med en god fornemmelse. De skal også vide, hvad der nu skal ske. Hvem gør hvad? Hvilke beslutninger blev truffet? Hvad skal deles med andre? Hvornår følger vi op? Og hvordan sikrer vi, at mødets vigtigste pointer bliver omsat til handling?
Det gode møde begynder derfor længe før deltagerne træder ind i lokalet, og det slutter ikke, når den sidste kaffekop bliver ryddet væk. Det skal designes som en helhed: før, under og efter.
Derfor bør møder designes og ikke bare kalenderbookes
Det er nærliggende at konkludere, at vi bare skal holde færre møder. Og ja, nogle møder burde sandsynligvis aldrig have været afholdt. Men det centrale spørgsmål er ikke kun, hvor mange møder vi holder. Det er, hvordan vi holder dem.
For mødet som format rummer et stort potentiale. Det er her, mennesker kan tænke sammen, lytte til hinanden, skabe fælles retning, træffe bedre beslutninger og bygge den tillid, der sjældent opstår i en mailtråd.
Men det kræver, at vi tager mødet alvorligt. Ikke som en rutine, ikke som et lokale med forplejning, ikke som et program, der skal fyldes, men som et design.
Hos HUSET Middelfart arbejder vi med møder som mere end praktisk planlægning. Vi hjælper virksomheder med at tænke rammer, pauser, bevægelse, involvering og opfølgning ind i mødet, så formatet passer til det udbytte, I ønsker.
Hent Mødemanifestet
Hos HUSET Middelfart vil vi gerne hjælpe en ny dansk mødekultur på vej. Derfor er vi i samarbejde med førende eksperter, herunder Bastian Overgaard, der arbejder med mødekultur, stilhed og effektivitet, ved at udarbejde et handout til alle jer, der gerne vil skabe bedre møder.
Vi kalder det vores fælles Mødemanifest. Her samler vi de vigtigste indsigter, forskningsbaserede råd og konkrete værktøjer til jer, der vil planlægge møder, som skaber mere fokus, mere involvering og mere værdi bagefter.
Udfyld formularen, hvis du vil modtage Mødemanifestet i din indbakke, så snart det er klar til publicering.
SKRIV DIG OP TIL MØDEMANIFESTET HER: https://huset-middelfart.dk/moedemanifest/
FAQ: Hurtige svar om fremtidens møder
Hvorfor ændrer vi ikke bare mødevaner selv?
Fordi vaner er stærke. Mange virksomheder ændrer rammerne ved at tage ud af huset, men glemmer at ændre selve måden, mødet bliver gennemført på.
Hvad indeholder Mødemanifestet?
Mødemanifestet samler ekspertinterviews, konkrete råd og praktiske greb til bedre pauser, mere involvering, klogere brug af rammerne og stærkere opfølgning.
Hvorfor er pauser vigtige?
Fordi pauser giver hjernen mulighed for at bearbejde information. De skaber plads til refleksion, uformelle samtaler og nye forbindelser mellem det, deltagerne har hørt, og det, de skal bruge bagefter.
Er bevægelse virkelig relevant i møder?
Ja. Bevægelse kan ændre energien i rummet og gøre det lettere at tænke, tale og skabe idéer sammen. Ikke alle møder skal være walk-and-talks, men flere møder kan med fordel bryde med den stillesiddende form.
Hvad er det vigtigste spørgsmål at stille før et møde?
Hvad skal deltagerne forstå, huske, beslutte eller gøre anderledes, når mødet er slut?