Vi holder i stor stil stadig møder, som vi altid har gjort det. Men den digitale udvikling går stærkt og giver os konstant nye muligheder. Derfor er vi nødt til at redefinere vores mødekultur, siger fremtidsforsker og mødeekspert Claus Sneppen.
Af Jan Aagaard
Giver det mening at invitere kunderne til konference med en række af oplægsholdere og budskaber fra scenen? Skal vi indkalde medarbejderne til stormøde for at præsentere den nye strategi. Eller kan vi bedre formidle budskaberne på en af virksomhedens digitale platforme?
Som mødeplanlægger er det i stigende grad nødvendigt at stille sig selv denne type spørgsmål.
De seneste års teknologiske udvikling har givet os nye muligheder for at mødes og formidle budskaber digitalt eller hybridt, men vi hænger fast i de analoge strukturer og glemmer – eller evner ikke – som at tage stilling til, hvilket format der egner sig bedst til formålet.
Det fortæller fremtidsforsker og mødeekspert Claus Sneppen, som er aktuel med en ny bog om fremtidens arbejdsplads – ”The Future (R)Evolution of the Office Workspace”.
I bogen peger Claus Sneppen på, at selvom det på overfladen kunne se ud til, at vi er klar til at omfavne det fleksible, digitale arbejdsliv, som teknologierne giver os mulighed for, så er det billede langt fra virkeligheden. Og det gælder også, når vi planlægger og afvikler møder, konferencer og events.
”Vi vil som mennesker og organisationer gerne have, at tingene er relativt stabile og statiske, men balancen mellem det analoge og det digitale er ikke statisk. Den digitale udvikling går rigtigt stærkt – seneste med generativ AI – og derfor er vi nødt til at være mere åbne for forandringer og handle proaktivt i måden vi samarbejder og mødes på,” siger Claus Sneppen og uddyber:
”Vi skal eksperimentere og hele tiden blive klogere på, hvilken mødeform eller hvilket medie, der egner sig bedst til forskellige ting: Hvad skal vi skille ud og gøre digitalt, og hvad skal vi bruge det analoge møde til.”
Den teknologiske udvikling har skabt en ny ramme om samarbejde og mødekultur, hvor det digitale møde er standard, mens det fysiske møde er blevet et tilvalg.
”Indtil for få år siden blev digitale møder betragtet som en nødløsning – et kompromis, man måtte ty til, hvis man arbejdede hjemmefra, var syg eller befandt sig i udlandet. I dag er det stik modsat. Det digitale er default – og det fysiske møde er blevet et tilvalg og en opgradering for de emner og beslutninger, som virkelig er vigtige,” siger Claus Sneppen.
Det fysiske møde har nogle indlysende ”ulemper”: Det er dyrere at holde et fysisk møde frem for onlinemøde, og de travle beslutningstagere, man gerne vil tiltrække, skal bruge mere tid på mødet.
Set i det lys er virksomheder og organisationer nødt til at redefinere deres mødekultur. De må skelne mellem de forskellige møders karakter og formål og afgøre, om mødet skal afholdes fysisk, digitalt eller både-og – altså som et hybridmøde.
”Det fysiske møde er enormt godt og virkelig velegnet til noget, der er vigtigt og uforudsigeligt. Det kunne for eksempel være møde, hvor der handler om innovation, kreativitet eller samskabelse eller møder, møder hvor man skal forsøge at løse en konflikt eller skabe relationer,” siger Claus Sneppen.
På den anden side egner fysiske møder sig dårligt til mere driftsorienterede og transaktionelle ting som overlevering af budskaber eller gennemgang af materiale. Der kan man med fordel bruge et digitalt møde – eller måske en anden digital platform eller blot en e-mail til at formidle budskabet.
”Man er nødt til at lave et udskilningsløb mellem det, som blot er envejskommunikation og det, som drejer sig om at skabe og vedligeholde relationer. Det betyder måske, at man skal holde færre møder, men samtidig gør man de analoge, fysiske møder mere relevante og værdifulde for deltagerne,” siger Claus Sneppen.
For hvis man skal tiltrække den helt rigtige målgruppe af travle beslutningstagere til fysiske møder, er man i dag nødt til at kvalificere møderne – ikke bare i forhold til mødested, forplejning, udsmykning osv., men især når det gælder mødernes indhold, design og varighed.
”Hvis vi ikke kvalificerer møderne og designer dem anderledes, end den måde de fleste møder afholdes på i dag, bliver relevansen af de fysiske møder udvandet. Som mødeplanlægger skal man derfor være fagligt stærk nok til at udfordre sin chef på, om det fysiske møde er det rigtige format at vælge, og hvordan mødet skal designes,” siger Claus Sneppen.
I en verden, hvor møder især handler om at skabe relationer og bygge tillid, vil mange af dagens mødesteder også være nødt til at tænke anderledes, påpeger fremtidsforskeren.
”Overordnet set handler fremtidens mødesteder om at facilitere relationer og nærhed, og derfor er de nødt til at opbygge nogle mere spændende, varme og menneskelige rammer end de forholdsvist strømlinede, businessagtige løsninger, man ser i dag ude på mange mødesteder.
Det gøres ikke alene ved lave et hjørne med nogle sofaer og et lidt alternativt design. Det er nødt til at være selve kernen i mødestedet,” siger Claus Sneppen.