Eventbureauet Alive har for nyligt løst den største samlede opgave, bureauet nogensinde har stået for: Navngivningsevents for otte nye, metanoldrevne containerskibe til rederiet Maersk. Det foregik i otte forskellige havne rundt om i verden med titusindvis af deltagere, officielle VIP-ceremonier, konferencer og udstillinger. En opgave med utallige logistiske udfordringer.
Af Jan Aagaard
Kilometervis af røde løbere, tusindvis af officielle gæster og VIP’s og otte forskellige lokationer rundt om i verden. Det er nogle af ingredienserne i den største samlede opgave, som eventbureauet Alive nogensinde har stået for, og formentlig den største opgave, som noget dansk eventbureau hidtil har løst.
”All the way to zero” er navnet på rederiet Maersks rejse på vej mod CO2-neutralitet i 2040. Som et vigtigt led i den rejse søsatte Maersk i 2023 rederiets første metanoldrevne containerskib, der skulle navngives ved en ceremoni i København i september samme år.
”Vi blev spurgt, om vi ville byde ind på opgaven med at planlægge og afvikle navngivningseventen i København, og i den dialog, vi havde med Maersk, udviklede konceptet sig fra at være en VIP-event med 150 indbudte gæster til at blive et offentligt event over syv dage med udstillinger og skibsbesøg foruden selve navngivningsceremonien,” fortæller Jonas Oddermose, CEO i Alive.
Eventen i København endte med at trække omkring 50.000 gæster, hvoraf 6.000 var indbudte gæster, som fik mulighed for at komme om bord på skibet ”Laura Mærsk, mens de øvrige, offentlige gæster kunne gå ombord i en udstilling om ”All the way to zero”, som var indrettet i tre Maersk-containere.
”Eventen i København var en forholdsvis kompleks opgave, fordi den blev afviklet på et offentligt område, men den almindelige offentlighed skulle ikke have adgang til det hele,” fortæller Oliver Conradsen, Head of Events i Alive og projektleder på Maersk-projektet.
”Der var også en masse logistiske udfordringer i at få 6.000 mennesker igennem et skib, hvor der kun må være 100 personer om bord på samme tid. Det betød, at gæsterne skulle hurtigt ind og ud igen.”
Alive stod – i et tæt samarbejde med et team fra Maersk – for hele konceptudviklingen og projektledelsen, herunder registreringen af de mange gæster via bureauets eget registreringssystem.
Selve navngivningen af skibet var et VIP-event med deltagelse af blandt andre EU-Kommissionens formand Ursula von der Leyen, som var skibets gudmor. Foruden selve ceremonien med taler, sceneshow mv. omfattede eventen også en konference for indbudte gæster.
Det lå fra begyndelsen i kortene, at eventen i København skulle efterfølges af lignende navngivningsevents i andre havne verden over i de efterfølgende måneder i takt med, at Maersk søsatte flere – og langt større – metanoldrevne containerskibe.
På baggrund af succes med eventen i København blev Alive sammen med andre internationale bureauer indbudt til at byde på den større opgave. Og bureauet endte med at vinde den globale kontrakt på rækken af navngivningsceremonier.
”Det var en stor ting for et i international sammenhæng lille bureau som vores. På det tidspunkt var det ikke afgjort, hvornår de næste events skulle finde sted, for det afhang af en masse ting – ikke mindst af hvornår det næste skib præcist blev leveret fra værftet. Så der var en masse ting, der var usikre, og som først blev afklaret senere,” siger Jonas Oddermose.
ALIVE vandt buddet i januar 2024, og kort efter stod det klart, at det næste event allerede skulle afvikles i begyndelsen af april i Yokohama i Japan – og kun en uge efter dette event skulle der være endnu et event i en havn i Kina. Det betød, at bureauet kun havde omkring to måneder til at planlægge to store events.
”Vi fik pludselig meget travlt, for vi kunne ikke bare kopiere formatet fra København til andre steder. Der var en masse lokale forhold at tage hensyn til. For eksempel skulle vi lave eventen i Japan på en operationel, toldfri havn, og toldvæsnet var ikke gearet til at håndtere sådan et event,” siger Oliver Conradsen.
På havnen skulle der også opføres et 24 meter højt, fritstående stilladstårn, for at gæsterne kunne komme ombord på skibet.
”Sådan et tårn havde man ikke tidligere opført i Japan, og det endte med, at landets regering var nødt til hurtigt at få vedtaget en lov, der gav tilladelse til at bygge et tårn af den type. Det var helt vildt, at det lod sig gøre så hurtigt,” siger projektlederen.
Foruden København, Japan og Kina endte projektet med at omfatte events på havneområder i Aarhus, Los Angeles, Singapore, Rotterdam og Mumbai over samlet set en toårig periode. Nogle steder var der udelukkende en officiel navngivningsceremoni med indbudte gæster samt konference og kundeevents, mens man andre steder også havde et event, som var åbent for offentligheden.
De store samfundsmæssige og kulturelle forskelle fra land til land har uden tvivl været den største udfordring i projektet, fortæller Jonas Oddermose.
”Der er forskellige opfattelser fra land til land af, hvad et godt event går ud på. Og der er også forskelle helt ned i de små – men vigtige – detaljer. En rød løber er for eksempel ikke det samme i Indien og USA. Der er forskellige krav til, hvordan den skal se ud, og hvilken kvalitet den skal have.”
Der var også stor forskel på, hvad det lokale set-up og samarbejde med lokale eventpartnere krævede af planlægning fra ALIVE-teamets side.
”I Mumbai havde vi fx 400 produktionsfolk på, som brugte cirka seks dage, 24 timer i døgnet, på at opbygge venuet på havnen, som i øvrigt var et militært område. I Rotterdam brugte 40 mennesker halvanden dag på at bygge stort set samme produktion,” siger Oliver Conradsen.
I alle landene fandt arrangementerne sted på lukkede områder, hvor man ikke tidligere havde håndteret events af den størrelse, og det var en stor udfordring, når man skulle have tilladelser til at få ting og personer ind og ud af området.
Et af de gennemgående issues handlede om sikkerhed, og ALIVE udarbejdede derfor en omfattende Crisis Management Plan for hvert enkelt event.
En af de mere kuriøse udfordringer handlede om, hvordan man får en champagneflaske til at smadre på en skibsside – med 100 procents sikkerhed.
I den maritime verden er det en tradition, at man navngiver skibe ved at lade en flaske champagne i et reb svinge ind mod skibets stævn, så flasken smadrer. Det lyder umiddelbart nemt, men flasken skal ramme et bestemt sted, hvor skibsskroget har et knæk, og med en bestemt kraft for at man kan være sikker på, at den går i stykker. Og det skal den gøre, for ellers betyder det ifølge de gamle traditioner uheld for skibet.
”Vi skulle være helt sikre, og derfor var vi nødt til at teste den del af ceremonien flere gange på hvert event. Jeg tror, vi samlet set har smadret over 100 flasker champagne på skibssiderne for at afprøve teknikken. Og vi havde det samme reb til flasken med i håndbagagen hver gang, for det skulle passe præcist i længden,” siger Oliver Conradsen. Han understreger for god ordens skyld, at der var et net omkring flasken, så glasskårene ikke røg ned i vandet.
De store events i vidt forskellige lande og kulturer har krævet et tæt samarbejde mellem Alives projektteam og Maersks eget eventteam samt lokale Maersk-medarbejdere ude på destinationerne.
”Vores fornemste opgave var at lette byrden for Maersk ved at håndtere hele produktionen, så de kunne koncentrere sig om mere interne forhold, stakeholders osv. Vi har en attitude i Alive om, at vi griber opgaven og løser problemerne, men vi havde ikke kunnet gennemføre projektet uden et meget tæt samarbejde mellem vores og deres team,” siger Jonas Oddermose.
”Vi var meget sammen og kom til at kende hinanden så godt, at vi nærmest så hinanden som kolleger. Vi sad nogle gange hos Maersk og de hos os, vi rejste sammen, og når vi forberedte og afviklede eventen ude på stederne, arbejdede vi sammen i fem-seks dage i døgndrift. Vi fungerede rigtigt godt med hinanden. Det stærke samarbejde har været noget af det bedste og sjoveste ved projektet,” siger Oliver Conradsen.
Alive har for at løse den store opgave især trukket på bureauets indgående erfaring med projektstyring og logistik – herunder ikke mindst den erfaring bureauet har fra en anden stor event, nemlig Tour de France.
Da touren i 2022 startede i Danmark med tre etaper events i fem forskellige byer, var Alive officiel, national hospitality-partner og stod dermed for at producere og konceptudvikle alle events i Danmark under det gule Tour de France-brand.
”Vores erfaring med at håndtere logistik ude på sites, hvor man normalt ikke afholder store events, er det allervigtigste. En ting er et afvikle arrangementer i et kongrescenter herhjemme, hvor alt det logistiske spiller, men at bygge et event op ude på containerhavn i et fremmed land og sikre, at afviklingen går som planlagt, kræver noget helt andet,” siger Jonas Oddermose.
”De kreative input fra vores side er selvfølgelig også vigtige for kunden, men hvis logistikken ikke fungerer, er det ligegyldigt, hvor kreative vi er. Det er logistikken, vi først og fremmest bliver målt på.”