Vil du have mere ud af dine møder og events? Invester mere i idé og koncept – ikke kun i afvikling.

Vi skal udfordre ”plejer” og ikke blot forlænge verden med brædder – det giver sjældent det optimale resultat i en foranderlig tid. Vaner er gode, for de bygger på erfaring og kompetencer. Men kompetencer må aldrig alene definere, hvordan vi løser opgaver og når vores mål. Det er målet, der skal være styrende – ikke metoden. Jeg er ikke i tvivl om, at du er en dygtig møde- og eventprofessionel. Spørgsmålet er: Er du også god nok til at udfordre dig selv, hver gang du får en ny møde- eller eventopgave?

Rammesætning: idé og koncept som fundament

Idé og koncept er selve fundamentet i ethvert møde eller event. Det er her, retningen fastlægges, og hvor alle efterfølgende valg får deres afsæt. Uden et klart defineret koncept bliver afviklingen let en processuel og teknisk øvelse frem for en formålsdrevet handling.

Når idé og koncept er på plads, bliver alt andet – organisering, ansvarsfordeling, proces, tidsplan, budget, præproduktion, produktion, afvikling, nedtagning og opsamling – lettere at styre og mere meningsfuldt at prioritere. Kort sagt: Et stærkt koncept er den røde tråd, der sikrer, at alle dele hænger sammen og bidrager til formålet.

Et møde eller event kan være nok så velproduceret, men alligevel efterlade deltagerne uden reel værdi – eller i bedste fald uden det udbytte, der kunne være opnået med et skarpere koncept. Omvendt kan en gennemtænkt idé med et stærkt koncept løfte selv en enkel produktion op på et langt højere niveau.

Claus Sneppen: Forfatter til danske og internationale bøger om møder, events og mødesteder, og har i årtier arbejdet med udviklingen af netop møder, mødesteder og events. Associeret Partner ved Instituttet for Fremtidsforskning, møderådgiver i Great Meetings, grundlægger af tænketanken Morgendagens Møder samt facilitator af Optimeet Masterclass.

Hvorfor skal idé og koncept opprioriteres?

Management-teoretikeren Peter Drucker udtrykte det skarpt: “Der er ikke noget så dumt som at gøre noget effektivt, der slet ikke burde gøres.”

Overført til møder og events betyder det, at perfektion i processen og afviklingen er ligegyldig, hvis konceptet bag ikke giver mening. Vi kan planlægge minutiøst, have styr på logistikken og sikre fejlfri teknisk afvikling – men hvis selve idéen ikke rammer organisationens formål eller deltagerens behov, er resultatet spildte ressourcer.

Det er derfor, idé og koncept skal defineres og prioriteres tidligt. Et møde uden en gennemtænkt idé bliver let en rutine, mens et møde med en klar idé og et stærkt koncept bliver et redskab til forandring, læring og relationer.

Fordele ved at investere mere i idé og koncept

• Stærkere retning og formål: Et klart koncept sikrer, at alle ved, hvorfor mødet eller eventet gennemføres, og hvad det skal føre til.
• Bedre ressourceudnyttelse: Når målet er tydeligt, kan både tid, penge og mennesker bruges mere fokuseret. Ofte vil et stærkt koncept endda reducere ressourceforbruget i selve afviklingen.
• Øget engagement: Deltagerne oplever, at indholdet giver mening og taler til deres behov, hvilket skaber stærkere involvering.
• Kvalitet frem for kvantitet: Med et solidt koncept kan selv en enkel produktion skabe mere værdi end en dyr afvikling uden retning.
• Langtidseffekt: Et godt koncept skaber sammenhæng mellem mødeoplevelsen og organisationens strategi, hvilket styrker både læring og efterfølgende handling.
  
  

Ulemper og udfordringer ved større fokus på idé og koncept

Selvom fordelene er tydelige, er der også udfordringer, som mødeplanlæggere og arrangører skal være bevidste om:

• Øget tidsforbrug: At udvikle et stærkt koncept kræver tid til initial refleksion, research og dialog med nøgleinteressenter.
• Større ressourcekrav: Ofte kræver konceptarbejdet flere kompetencer, fx procesdesignere, kommunikationsfolk eller facilitatorer, hvilket kan øge omkostningerne i den tidlige fase af processen.
• Risiko for overdesign: Nogle gange kan for meget konceptudvikling føre til kompleksitet, der gør mødet tungt eller svært at gennemføre i praksis.
• Modstand mod forandring: Når man bryder med ”plejer”, kan der opstå skepsis hos kolleger og ledere, der er vant til en bestemt måde at arbejde og gøre tingene på.
  
  

Rådgivende anbefalinger

For at få det fulde udbytte af idé- og konceptarbejdet bør organisationer og planlæggere:

1. Tag en konceptuel position: Skab en rolle, hvor du både må og forventes at udfordre opdragsgiver, når en møde- eller eventopgave skal løses.
2. Start med målet: Spørg altid først: Hvad vil vi opnå? – ikke: Hvad skal vi lave? Tænk i den ønskede “end state” og lad resultatet være styrende.
3. Involver de rigtige aktører tidligt: Ledelse, nøgleinteressenter og deltagere bør bidrage til at definere konceptet fra begyndelsen.
4. Hold det enkelt: Et godt koncept er meget sjældent komplekst – det er skarpt og præcist.
5. Tænk hele vejen rundt: Lad konceptet danne rammen fra invitation og prækommunikation til afvikling, opfølgning og evaluering.
6. Balancér tid og ressourcer: Accepter at det kræver en investering – men husk, at investeringen næsten altid giver afkast i form af bedre resultater.
   
   

Afslutning

At investere i idé og koncept er ikke en luksus – det er en nødvendighed, hvis møder og events skal skabe reel værdi i en foranderlig verden. Afviklingen er vigtig, men uden et stærkt fundament bliver den aldrig mere end netop det: afvikling. Faktisk vil jeg hævde, at der alt for ofte suboptimeres på selve afviklingen, hvor der bruges uforholdsmæssigt mange ressourcer – på bekostning af det, der virkelig skaber forskellen: idé og koncept.

Når vi lader målet og tilgangen definere metoden – og ikke omvendt – skaber vi møder og events, der inspirerer, engagerer og flytter mennesker. Og det er netop her, forskellen mellem det middelmådige (“pæne, rigtige og korrekte”) og det succesfulde opstår (det som indfrir den overordnede målsætning).