I det præpandemiske arbejdsliv var omkring 70 procent af medarbejderne typisk fysisk til stede på kontoret på en given dag. I dag ligger tallet snarere omkring 40 procent. Det betyder ikke blot, at vi arbejder mere fleksibelt - det betyder, at vi ganske enkelt er mindre sammen. Færre fælles hverdagsøjeblikke, færre spontane samtaler og færre situationer, hvor relationer, fælles forståelse og kultur opstår uden at være planlagt.
Det peger på et afgørende skifte: Det fysiske møde er ikke længere primært et informationsformat, men et relations- og samskabelsesformat.
”Fra afstand til nærvær”
Claus Sneppens seneste webinar fokuserer på at give konkrete greb til at designe interne møder og events, der styrker kultur, nærvær og tilhørsforhold i en hybrid hverdag.
Her kan du gense webinaret med Claus Sneppen
Efter webinaret vil du bl.a.:
- Forstå møders betydning og dynamikker i hybride organisationer
- Blive skarpere på de sociale mekanismer, der skaber fællesskab og tilhørsforhold
- Få inspiration til at designe møder, der understøtter kultur og værdier
- Få konkrete greb til at skabe nærvær, energi og engagement
- Få idéer til formatskift, der løfter interne events ud over det sædvanlige
- Se, hvordan møder kan bruges aktivt som ledelses- og kulturværktøj
Hvert fysisk møde og event er blevet mere betydningsfuldt
Når medarbejdere er mindre fysisk til stede, og organisationen sjældnere mødes ansigt til ansigt, får hvert fysisk møde og hver intern event i praksis større betydning end tidligere. De analoge møder er ikke længere et ubegrænset og lavfriktionsrum, men en knap ressource, tidsmæssigt, økonomisk og mentalt, i en stadig mere digitaliseret hverdag.
Netop derfor kan analoge møder ikke længere designes rutinemæssigt eller afvikles af vane. Jo færre fælles øjeblikke vi har, desto større bliver forventningen til, hvad de skal bidrage med. Samtidig stiger prisen for uklart formål og dårligt design markant.
Det betyder, at organisationer ikke længere kan tillade sig implicitte møde- og eventvalg. Analoge møder og events skal kunne forklare deres egen eksistens - ikke blot logistisk, men kulturelt og relationelt.
I mange år var det fysiske møde udgangspunktet, mens det digitale blev betragtet som et praktisk alternativ. I dag er dette forhold i digitaliserede vidensorganisationer i realiteten vendt på hovedet. Digitale møder er blevet standarden, og det analoge undtagelsen. Derfor bør de grundlæggende spørgsmål også stilles anderledes. Ikke om et møde kan klares digitalt, men om der er en reel og meningsfuld grund til at mødes fysisk.
Det betyder ikke, at digitale møder er mindre værd. Tværtimod er de ofte langt bedre egnede til koordinering, status, videndeling og løbende beslutninger. Den digitale mødelogik tilbyder fleksibilitet, lav adgangsbarriere og effektiv udnyttelse af ressourcer på tværs af tid og geografi. I mange tilfælde skaber den også en mere ligelig deltagelse end traditionelle fysiske møder.
Netop derfor bliver differentiering afgørende. Analoge og digitale møder kan ikke det samme, og skal heller ikke forsøge at kunne det samme. Hybride organisationer fungerer bedst, når de er bevidste om, hvad de forskellige mødeformer hver især er særligt gode til, og designer dem derefter.
Analoge møder skal være det, som digitale møder ikke er bedst til
Analoge møder og fysiske events bør fremadrettet reserveres til det, der ikke kan skaleres og formidles digitalt. Det gælder samskabelse, relationel forankring, håndtering af friktion og konflikter samt de samtaler og processer, hvor tillid, psykologisk tryghed og fælles forståelse opstår. Det er også her, fælles refleksion, kulturelle pejlemærker og strategisk retning kan få tyngde og betydning.
Når medarbejdere mødes fysisk sjældnere, stiger forventningen tilsvarende til, at disse møder bidrager med noget, der ikke kan downloades, streames, deles i Teams eller læses efterfølgende.
Hvis analoge møder reduceres til ensrettet informationsformidling, monologer fra en talerstol eller PowerPoint-tunge præsentationer, opstår der hurtigt en oplevelse af tomgang, spildt tid og manglende respekt for deltagernes engagement. Det analoge møde mister sin legitimitet, og spørgsmålet melder sig uundgåeligt: Hvorfor er jeg her fysisk?
Derfor bør organisationer som grundprincip skille alt det fra de fysiske møder, som lige så godt, eller bedre, kan håndteres digitalt eller asynkront. De analoge møder skal i stedet designes med fokus på involvering, deltagelse og medbestemmelse. Ikke for involveringens egen skyld, men fordi det er gennem aktiv deltagelse, at relationer styrkes, fællesskab opbygges, og kultur bliver til noget, man oplever, ikke blot noget, man taler om.
Det hybride og fleksible arbejdsliv betyder ikke nødvendigvis færre møder. Men det betyder, at hvert fysisk møde og event i stigende grad konkurrerer om medarbejdernes opmærksomhed, energi og prioritet. I den virkelighed bliver fysiske møder og interne events en strategisk disciplin snarere end en operationel rutine.
Hvordan skal vi så designe interne møder og events?
Spørgsmålet for ledelse og organisation er derfor ikke længere blot, hvordan analoge møder og events kan fungere nogenlunde effektivt. Det centrale spørgsmål er, hvilken rolle de skal spille i opbygningen og vedligeholdelsen af kultur, samskabelse, sammenhængskraft og tilhørsforhold i en hverdag, hvor vi ikke længere deler den fysiske arbejdsplads i samme grad som tidligere.
Studier af succesfulde organisationer viser, at de arbejder langt mere bevidst med, hvad interne stormøder og fælles events skal bruges til. Et gennemgående mønster er en relativt konsekvent indholdsfordeling, hvor formålet med det fysiske møde balanceres mellem tre ligeværdige dimensioner:
- En tredjedel handler om samskabelse og samstemning på organisationsniveau - fælles retning, prioriteringer, strategi, kultur og mening.
- En tredjedel handler om samskabelse og samstemning i teamet - relationer, samarbejde, tillid, psykologisk tryghed og fælles spilleregler.
- En tredjedel handler om samskabelse og samstemning omkring opgaven - konkrete udfordringer, tværgående problemstillinger, læring og fælles refleksion.
Svaret er dermed bevidst differentiering af mødeformater, klare spilleregler, gentænkt design, og modet til at lade nogle møder forsvinde eller skifte til det digitale domæne. Ikke for at spare tid alene, men for at give plads til de analoge møder og events, der reelt bringer mennesker tættere sammen i en virkelighed præget af afstand.
Claus Sneppen: Forfatter til danske og internationale bøger om møder, events og mødesteder, og har i årtier arbejdet med udviklingen af netop møder, mødesteder og events. Associeret Partner ved Instituttet for Fremtidsforskning, møderådgiver i Great Meetings, grundlægger af tænketanken Morgendagens Møder samt facilitator af Optimeet Masterclass.