Dit næste møde kan være mere end et møde

Hvad hvis strategidagen, kundearrangementet eller medarbejdereventet også kunne gøre jer klogere på jeres organisation?

Du har fået ansvaret for årets strategidag, kundearrangement eller medarbejderevent.

Lokationen skal findes. Programmet skal hænge sammen. Der skal være styr på deltagere, forplejning, teknik og økonomi.

Og sandsynligvis er eventplanlægning ikke engang dit egentlige arbejde.

Men midt i alle de praktiske beslutninger ligger en mulighed, som vi ofte overser:

Når vi samler mennesker, skaber vi samtidig et midlertidigt laboratorium for organisationen som eventafvikler.

Et sted, hvor vi kan blive klogere på mennesker, relationer, adfærd og de løsninger samt rammer, vi arbejder med.

Det er en af tankerne bag møder iagttaget som laboratorium - et Living Lab.

Fra arrangement til læringsrum

Et Living Lab er helt grundlæggende en måde at undersøge, udvikle og teste løsninger i den virkelighed, hvor mennesker faktisk skal bruge dem.

I stedet for kun at udvikle en idé ved skrivebordet kan man afprøve den, observere hvad der sker og bruge erfaringerne til at gøre den bedre.

Den tankegang kan også bruges, når vi designer møder og events.

For når 50, 200 eller 500 mennesker alligevel samles, opstår der en unik mulighed for både at kommunikere, involvere, observere, teste og lære.

Det kræver ikke nødvendigvis flere aktiviteter.

Det kræver først og fremmest, at man stiller et andet spørgsmål:

Hvad vil vi gerne vide, når deltagerne går hjem, som vi ikke vidste, da de kom?

Det kan være ganske små ting

Du er en virksomhed, der gerne vil skabe mere samarbejde på tværs af organisationen.

I stedet for alene at holde oplæg om samarbejde kunne man bruge dagens fysiske rammer, bordplacering, workshops eller pauser til at afprøve forskellige måder at skabe møder mellem mennesker på.

Hvem taler med hvem?

Hvor opstår de nye forbindelser?

Hvad får mennesker til at deltage?

Og hvilke greb virker mindre godt?

Eller forestil dig en organisation, der arbejder med nye arbejdsformer.

Her kan et medarbejderevent give mulighed for at lade medarbejderne opleve forskellige løsninger, reagere på dem og bidrage med deres egen vide.

Brug deltagerne som deltagere, ikke som datapunkter

Living Lab-tankegangen handler dog ikke om at gøre deltagerne til forsøgspersoner.

Tværtimod.

Noget af det interessante er at anerkende, at de mennesker, der bruger en løsning, en arbejdsplads eller en organisation, besidder viden, som ikke nødvendigvis findes i projektplaner, regneark og systemer.

Det kan derfor være lige så vigtigt at forstå, hvad mennesker gør, som hvad de siger.

Og endnu vigtigere at give dem mulighed for selv at bidrage med perspektiver og løsninger.

På den måde kan et event blive en platform for involvering og fælles læring, frem for alene formidling.

Fem spørgsmål før du booker dit næste event

Du behøver ikke være Living Lab-ekspert for at begynde.

Prøv at stille disse fem spørgsmål:

1. Hvad skal eventet gøre?
Ikke kun hvad skal deltagerne høre, men hvad skal være anderledes bagefter?

2. Hvad kunne vi godt tænke os at blive klogere på?
En adfærd, et behov, en idé, en løsning eller måske relationerne mellem mennesker?

3. Hvad kan vi afprøve?
Kan noget opleves eller testes i lille skala, mens deltagerne er samlet?

4. Hvordan kan deltagerne bidrage?
Ikke kun gennem en tilfredshedsundersøgelse, men gennem deres erfaringer, idéer, valg og adfærd.

5. Hvad gør vi med det, vi lærer?
Den vigtigste aktivitet foregår måske først, når eventet er slut.

FAKTABOKS: Prøv det på dit næste møde

Vælg én ting, I gerne vil blive klogere på.

Formulér én antagelse, I gerne vil teste.

Design ét lille eksperiment som en del af arrangementet.

Find én enkel måde at opsamle læringen på.

Aftal hvem der gør noget med den bagefter.

Det behøver ikke være mere kompliceret end det.

Af Annika Rømer, Søren Jensen Rådgivende Ingeniørfirma med bred erfaring fra også mødebranchen og relaterede communities

Hvad nu hvis vi ikke alene betragtede bygninger og steder som fysiske rammer, men som levende miljøer, vi løbende kan lære af?

Hos Søren Jensen arbejder vi med Living Labs som en tilgang til at undersøge komplekse problemstillinger i den virkelighed, hvor mennesker, bygninger, teknologi og organisationer mødes. Formålet er ikke at teste for testens skyld, men at opsamle viden og omsætte den til bedre beslutninger til gavn for både organisationen, brugerne og omgivelserne.

Ræk ud, hvis du vil høre mere om, hvordan livet i og omkring bygninger kan gå fra at være noget, vi blot iagttager, til at blive en strategisk ressource for løbende udvikling og beslutninger.

Billederne er en illustration af, hvordan et Living Lab kan se ud i praksis som del af et kontorfællesskab på Søren Jensens hovedkontor, Europa Plads, i Århus, her ved lancering af verdens første Co2-fangst anlæg som integreret del af et kontorbyggeri.