Samme møde – fire vidt forskellige oplevelser

 Af Hanne Kampler

To mennesker kan deltage i det samme møde og gå derfra med vidt forskellige oplevelser. Den ene blev engageret af tempoet og den frie dialog. Den anden manglede tid til at tænke, en tydelig struktur eller en reel mulighed for at bidrage. Derfor begynder det gode møde ikke med programmet, lokalet eller teknikken, men med forståelsen af de mennesker, der skal være med.

Lokalet er booket. Teknikken er på plads. Programmet er fyldt med relevante oplæg, og kaffen er bestilt. Alligevel mangler der ofte ét afgørende spørgsmål: Hvordan skal de forskellige mennesker i rummet have mulighed for at deltage?

For når 50 mennesker træder ind til det samme møde, træder de ikke ind med de samme behov. De lytter forskelligt, reagerer forskelligt og har vidt forskellige veje ind i dialogen.

Fire deltagere i det samme lokale

Forestil dig et strategimøde, hvor ledelsen præsenterer en ny retning og bagefter inviterer til spørgsmål i plenum.

• Én deltager bliver utålmodig og tænker: Retningen er jo defineret – kan vi ikke bare komme videre?

• En anden får energi af dialogen og finder først ud af, hvad hun mener, mens hun taler.

• En tredje har brug for lidt tid og tryghed, før han siger sin ærlige mening foran hele gruppen.

• En fjerde leder efter fakta, konsekvenser og en tydelig forklaring på, hvad der præcist forventes bagefter.

Ingen af dem er besværlige. De går blot forskelligt ind i mødet. Hvis programmet kun belønner hurtige svar, scenevanthed og spontan tale i plenum, kommer nogle naturligt til at fylde, mens vigtig viden fra andre aldrig når frem.

Du kan ikke konkludere, at deltagerne er uengagerede, hvis du kun har inviteret dem til at engagere sig på én måde.

Forskellige mennesker har forskellige veje ind i dialogen.

Et stærkt møde giver flere veje ind

Det betyder ikke, at alle skal have deres eget program. Det betyder, at mødet skal variere formen med et tydeligt formål. Nogle dele kræver fælles retning, andre kræver ro, refleksion, bevægelse eller samtale i mindre grupper.

Fem greb, der gør det lettere at få flere mennesker engageret:

1. Gør formålet tydeligt: Fortæl ikke kun, hvad der skal ske. Fortæl, hvad deltagerne skal forstå, beslutte eller gøre anderledes, når mødet er slut.

2. Skift mellem arbejdsformer: Veksl mellem korte oplæg, individuel refleksion, dialog i par, mindre grupper og fælles opsamling. Variation skal understøtte formålet – ikke fungere som pauseunderholdning.

3. Giv tænketid før taletid: Stil spørgsmålet, og giv deltagerne et minut til at skrive deres tanker ned, før ordet bliver frit. Det løfter ofte kvaliteten og gør plenum mindre afhængig af de hurtigste stemmer.

4. Brug kroppen og rummet: Lad deltagerne flytte sig, stille sig ved et synspunkt, gå en kort tur eller arbejde ved forskellige stationer. Når kroppen skifter position, kan samtalen også skifte karakter.

5. Slut med ansvar: Saml ikke kun op på, hvad I har talt om. Gør det tydeligt, hvad I har besluttet, hvem der gør hvad, og hvornår I følger op.

Rummet er en aktiv del af mødet

Mødets rammer påvirker, hvem der kommer på banen. En fast bordopstilling og en lang række sceneoplæg inviterer til én form for deltagelse. Muligheden for at skifte mellem plenum, mindre grupper, stående dialog og rolig refleksion åbner flere veje ind. Derfor bør lokalet vælges efter den adfærd og de samtaler, mødet skal skabe – ikke kun efter deltagerantal, teknik og forplejning.

Kreativitet er ikke pynt

Kreative arbejdsformer bliver nogle gange afvist som noget, der hører hjemme i en hyggelig teambuildingøvelse. Det er en fejl. Brugt rigtigt kan et fysisk og visuelt greb gøre komplekse diskussioner konkrete og få flere perspektiver frem.

Deltagerne kan eksempelvis vælge billeder, bygge en enkel model, placere udsagn på gulvet, arbejde med kort eller sammen male den fremtid, de forsøger at skabe. Når hænderne kommer i gang, bliver det ofte lettere at tale om det, der ellers er svært at formulere. Fokus flytter sig fra den enkelte person til det fælles materiale foran gruppen.

Men øvelsen skal aldrig være kreativ for kreativitetens skyld. Den skal åbne en samtale, tydeliggøre en forskel, starte en mission eller føre frem til en beslutning.

Kreative greb kan gøre komplekse samtaler konkrete og få flere perspektiver frem.

Aktivitet er ikke det samme som involvering

Det er muligt at fylde en hel mødedag med energizers, gruppearbejde og bevægelse uden at skabe reel involvering. Deltagerne er først involveret, når deres erfaringer og perspektiver får betydning for det, der skal ske bagefter.

Spørg derfor ikke kun, hvordan dagen kan blive levende. Spørg, hvilke stemmer I har brug for at høre, hvilke samtaler der skal kunne opstå, og hvilken konkret forandring mødet skal føre til.

Fem spørgsmål før du booker det næste møde

• Hvad skal være anderledes, når deltagerne møder på arbejde igen?

• Hvem skal bidrage – og hvordan gør vi det trygt og muligt?

• Hvilke dele kræver fysisk nærvær, og hvilke kan klares digitalt på forhånd?

• Hvor i programmet får deltagerne tid til at tænke, tale og skabe noget sammen?

• Hvordan afslutter vi med klare beslutninger og ansvar?

Et levende møde handler ikke kun om aktivitet, men om at deltagernes bidrag får betydning.

Det fysiske møde skal gøre sig fortjent til tiden

I dag kan vi dele information digitalt på få sekunder. Derfor er fysisk tilstedeværelse ikke i sig selv et kvalitetsstempel. Det fysiske møde bliver stærkt, når det bruges til det, skærmen har svært ved: at læse reaktioner, opbygge tillid, udfordre hinanden ordentligt, mærke energien i rummet og skabe noget sammen.

Design derfor ikke kun programmet, scenen og pauserne. Design forskellige menneskers mulighed for at være med. Det er dér, det samme møde kan blive en fælles bevægelse i stedet for en række parallelle oplevelser.

Hvordan går du selv ind i et møde?

Tag KAMPLERs korte, gratis DISC light personanalyse og få et hurtigt indblik i, hvad der typisk får dig til at deltage – og hvad der kan få dig til at trække dig.

Tag testen her

Om forfatteren