Nøgletal: OPTIMEET Messen
- Antal: 3.000 deltagere
- Tech Stack: GoodiePack (Event management og deltagerregistrering) + Fredo (Check-in system og print af navneskilte på on-site
- Resultat: Hurtigere check-in, høj driftssikkerhed og en rolig ankomstoplevelse
- Partnerskab: Mere end 4 års samarbejde
- Branche: Eventteknologi og B2B eventarrangører
Én sammenhængende eventoplevelse
Ved at kombinere GoodiePacks platform til event management med Fredos system til print af navneskilte på lokationen, har OPTIMEET skabt et fuldstændig integreret flow fra registrering til check-in. Det fjerner friktion for både gæster og eventpersonale.
Læs her hvordan OPTIMEET Messen bruger GoodiePacks stærke registreringssystem sammen med Fredos løsning til check-in og print af navneskilte til konferencen for at strømline driften, fjerne flaskehalse og levere det bedste førstehåndsindtryk år efter år.
Historien kort fortalt
Ved at samle GoodiePack og Fredo har OPTIMEET skabt et fuldt forbundet eventflow:
- End-to-end event management lige fra onlineregistrering til fysisk check-in på dagen.
- Integreret event check-in og print af navneskilte drevet af deltagerdata i realtid.
- Øjeblikkeligt print af navneskilte med personlige QR-koder.
- En fuldt brandet deltageroplevelse på tværs af digitale og fysiske berøringsflader.
- Et driftssikkert system til print af navneskilte og generel eventafvikling.
- Nem onboarding for personale og frivillige.
- Et skalerbart setup, som de har haft tillid til i over fire år.
OPTIMEET: Skaber bedre oplevelser for eventbranchen
OPTIMEET er en af de førende arrangører i eventbranchen, og de samler fagfolk, leverandører og beslutningstagere gennem OPTIMEET Messen.
Når man afholder et event med fokus på innovation og enestående deltageroplevelser, er operationel eksekvering helt afgørende. Fra registrering til ankomst skal hvert eneste touchpoint fungere gnidningsfrit, så udstillere, partnere og gæster kan fokusere på networking og forretning frem for logistik.
For OPTIMEET betyder det, at de investerer i teknologipartnere, der gør eventdriften nemmere, hurtigere og mere pålidelig.
"Fredo er nemt, brugervenligt og meget effektivt, hurtigt." – Sandra, Head of Relations & Events hos OPTIMEET
Gennem de seneste fire år har Fredo understøttet OPTIMEET Messens check-in, hvilket har været med til at skabe en mere flydende ankomst for alle involverede uden kø.
Fra registrering til fysisk check-in: Ét samlet system
GoodiePack som den digitale rygrad
For OPTIMEET Messen fungerer GoodiePack som den centrale platform til at håndtere:
- Deltagerregistrering og billetsalg
- Håndtering af deltagerdata
- Information om udstillere og gæster
- Nem deltagerkommunikation og engagement
- Deltageropdateringer i realtid
Al deltagerinformation er samlet i ét centralt system, hvilket sikrer korrekt data og operationelt overblik gennem hele eventets livscyklus.
Dette samlede datalag giver arrangørerne mulighed for at håndtere tilmeldinger effektivt og samtidig bevare en konsistent oplevelse fra tilmelding til ankomst.
Fredo vækker data til live på venue
Mens GoodiePack håndterer registreringerne, omsætter Fredo denne data til en problemfri ankomstoplevelse gennem platformen til print af navneskilte.
Integrationen mellem Fredo og GoodiePack muliggør:
- Øjeblikkeligt print af navneskilte direkte på lokationen.
- Personlige skilte med QR-koder til scan for kontaktoplysninger og networking.
- Hurtig og funktionel check-in funktionalitet.
- Synkronisering af deltagerdata i realtid.
- Muligheder for selvbetjening ved event check-in.
- Pålidelig performance, uanset eventets størrelse.
Når en deltager opdaterer sine oplysninger i GoodiePack eller tilmelder sig tæt på eventstart, bliver dataene straks synkroniseret med Fredo. Dette sikrer, at hvert eneste printet navneskilt afspejler den nyeste deltagerinformation.
Gæsterne ankommer, scanner deres billets QR-kode, tager deres navneskilt og træder direkte ind til eventet.
Ingen manuelle processer. Ingen unødige forsinkelser.
Driftssikkerhed når det gælder
For mange eventarrangører er et nedbrud i check-in systemet noget af det mest stressende, der kan ske under et event.
Sandra mindes en af de mest typiske operationelle udfordringer:
"Den største hovedpine, jeg har haft med check-in, har været, når Wi-Fi-forbindelsen ryger. Kæmpe køer, alt går langsomt, og man kan ikke tjekke folk ind. Ved et tidligere event blev netværksforbindelsen et problem under selve messen.
Heldigvis var Fredos check-in system designet til at minimere afhængigheden af ustabile netværk på venues. Jeg var heldig, at Fredo ikke kørte over Wi-Fi, så det fungerede bare."
Denne driftssikkerhed hjalp OPTIMEET med at fortsætte indtjekningen af gæster, selv når andre systemer typisk ville være brudt sammen. Resultatet var en gnidningsfri oplevelse for både gæster og personale i en potentielt kritisk situation.
Skab ro ved indgangen
Oplevelsen ved indgangen sætter ofte tonen for hele konferencen eller eventet.
For OPTIMEET har en af de største fordele ved samarbejdet med Fredo været den tryghed, der følger med at have en pålidelig partner til stede under afviklingen. Som Sandra oplever det:
"At have Fredo med os ved indgangen og check-in får det hele til at føles meget roligere.
Udover selve teknologien leverer Fredo operationel support, der hjælper eventteamet med at reagere hurtigt, hvis tingene ændrer sig.
Hvis der er det mindste, vi har brug for, står de klar til at hjælpe os."
Ved at kombinere teknologi med hands-on support kan eventteams bevare fokus på at levere en fantastisk oplevelse i stedet for at bruge tid på at fejlsøge operationelle problemer.
Nem onboarding af eventpersonale
Store B2B events er ofte afhængige af personale, frivillige og løbende udskiftning på holdet.
At skulle oplære nye teammedlemmer hvert år kan hurtigt blive en stor operationel byrde.
Sandra oplevede, at Fredos intuitive design reducerede oplæringstiden markant:
"Jeg vil virkelig anbefale at bruge Fredo, fordi det er så nemt at bruge. Det er let at onboarde dit crew, og vi arbejder med forskellige hold og frivillige hvert år. Så der er altid nye mennesker."
Platformens enkelthed betyder, at personalet hurtigt forstår systemet og kan begynde at hjælpe gæsterne med et absolut minimum af træning.
Kombineret med Fredos supportteam skaber dette en glidende afvikling helt fra opsætning til selve eventdagen.
En fuldt brandet eventoplevelse
Moderne events kræver mere end blot operationel effektivitet. De kræver konsistens på tværs af alle kontaktpunkter.
Med det integrerede sammenspil mellem GoodiePack og Fredo skaber OPTIMEET en forbundet oplevelse, der inkluderer:
- Et fuldt brandet registreringsflow
- Nem deltagerkommunikation.
- Professionelt print af navneskilte til konferencen.
- QR-kode-drevet check-in og muligheder for effektiv networking
- En rød tråd mellem den digitale og fysiske eventoplevelse.
Lige fra bekræftelsen på registreringen til den allerførste samtale på eventet føles hver interaktion sammenhængende.
Resultatet: Få mere overskud på eventdagen
Ethvert stort event bliver mødt af konstante ændringer:
- Last-minute tilmeldinger.
- Opdateringer af deltagerdata.
- Genprint af navneskilte på dagen.
- Drop-in deltagere.
- Ændringer i bemandingen.
- Tekniske udfordringer.
Med GoodiePack og Fredo som et samlet system:
- Deltagerdata forbliver synkroniseret, hvilket er afgørende for ændringer i sidste øjeblik.
- Print af navneskilte sker på få sekunder under check-in.
- Check-in forbliver lynhurtigt og effektivt.
- Behovet for personaletræning holdes på et minimum.
- Eventteamet kan bevare fokus på den samlede eventoplevelse i stedet for at være bundet til check-in skranken hele dagen.
Teknologien arbejder stille og roligt i baggrunden, hvilket sikrer overskud hos arrangøren og en sublim oplevelse for gæsterne.
Hvorfor eventarrangører vælger Fredo
Eventarrangører, der leder efter et alt-i-ét event check-in system, har i stigende grad brug for mere end bare navneskilte-printere.
De har brug for en løsning, der kombinerer:
- Print af navneskilte til events.
- Systemer til deltagerregistrering og check-in.
- QR-kode baserede check-in løsninger.
- Mulighed for selvbetjening ved check-in.
- Fuldt integreret check-in og print af navneskilte.
- Hurtig implementering og opsætning.
- Ingen skjulte gebyrer.
- Global forsendelse og support.
Fredo leverer alt dette og integrerer samtidig gnidningsfrit med førende platforme som GoodiePack.
Konklusion: Stærkere sammen, bygget til moderne events
Fremragende eventoplevelser bygger på systemer, der snakker godt sammen.
GoodiePack håndterer den digitale deltagerrejse. Fredo leverer selve ankomstoplevelsen via hurtigt og pålideligt print af navneskilte og check-in direkte på lokationen.
Sammen skaber de en skalerbar løsning, der hjælper arrangører med at levere mere professionelle events og samtidig reducere den operationelle kompleksitet bag kulisserne.
Få overskud i check-in til dit event
Hvis du ønsker at:
- Forenkle dine eventoperationer.
- Gøre check-in markant hurtigere og helt uden kø.
- Fjerne flaskehalse ved print af navneskilte.
- Forbedre førstehåndsindtrykket for dine gæster.
- Få mere overskud på eventdagen.
- Implementere et event check-in system med professionelt print af navneskilte.
Så er Fredo × GoodiePack kombinationen for dig.