Når mødet skal være mere end et møde

af: Thomas Hoffmann - Messe C

Vi mødes på en ny måde. Meget af hverdagens samarbejde er flyttet over på skærme, kalendere og chattråde. Det har gjort os effektive, men det har også ændret, hvad vi forventer, når vi endelig samles fysisk. Når en organisation beder hundreder eller tusinder af mennesker om at bruge en hel dag, og måske flere, på at mødes, skal det være umagen værd.

Det fysiske møde er ikke længere bare et praktisk valg. Det er et strategisk valg. Og det stiller større krav til dem, der planlægger det.

Alligevel begynder de fleste større events med det samme spørgsmål: Hvor kan vi være?

Det er et naturligt sted at starte, men sjældent det rigtige. Lokalet er ikke rammen om arrangementet. Det er ét af virkemidlerne. Om et event lykkes, afhænger af, om det gør en forskel for dem, der deltager, og for den organisation, der står bag.

Med Messe C i Fredericia som eksempel ser denne artikel på ni perspektiver, der adskiller de events, folk husker, fra dem, de bare deltog i, og på hvordan de rette rammer kan understøtte dem.

1. Start med formålet, ikke med lokalet

Et event er et værktøj. Det kan samle en organisation efter en forandring, lancere et produkt, styrke relationen til kunder og samarbejdspartnere, sætte retning for et nyt år eller flytte en faglig dagsorden. Hvert af de formål kræver noget forskelligt.

Derfor bør de første spørgsmål være:

Hvad skal deltagerne opleve? Hvad skal de huske om en uge, en måned, et år? Hvad skal arrangementet kommunikere, også mellem linjerne? Og hvad skal være anderledes, når den sidste gæst går hjem?

Formålet bestemmer formatet. En produktlancering kræver dramaturgi og et stort øjeblik. En faglig konference kræver fordybelse og gode rammer for læring. Et kick-off kræver energi og fællesskab. En kundedag kræver tid til samtaler. Først når formålet er klart, giver det mening at vælge rammerne, og ofte viser det sig, at de rigtige rammer ser anderledes ud end forventet.

Hos Messe C starter man derfor ikke med plantegningen, men med kunden: formålet, målgruppen og ambitionerne. Messe C sælger ikke bare et lokale, men udvikler et arrangement.

2. Kend dine deltagere, og design for dem

Et stort event samler sjældent én homogen gruppe. Der er ledere og medarbejdere, nye og erfarne, kunder og kolleger, dem der elsker at netværke og dem der helst vil lytte. Der er dem, der kører hjemmefra kl. 6, og dem, der bor i nærheden.

Jo bedre man kender sine deltagere, jo bedre kan man designe til dem. Hvor lang tid kan de bruge på transport? Hvilken type indhold motiverer dem? Hvornår har de brug for pause, og hvornår har de brug for at blive udfordret? Hvad skal der til, for at alle føler sig velkomne og ikke kun de mest udadvendte?

Gode events tager højde for forskellighed. De giver plads til både det store fællesskab og de små rum, til det planlagte program og de spontane samtaler.

Hos Messe C gør stedets størrelse det muligt at rumme den forskellighed, med plads til både plenum og fordybelse, scene og samtale, så arrangementet passer til de mennesker, der faktisk deltager.

3. Oplevelsen begynder længe før scenen

Deltagerens oplevelse starter ikke, når lyset dæmpes. Den starter, når invitationen lander, og fortsætter på motorvejen, i toget, på parkeringspladsen og i køen ved garderoben.

En besværlig ankomst sætter tonen for resten af dagen. Kø ved indkørslen, jagten på en parkeringsplads eller en lang gåtur fra stationen kan tage energien fra selv det bedst planlagte program. En nem ankomst bliver til gengæld aldrig nævnt, og det er netop pointen.

Når deltagerne kommer fra hele landet, er tilgængelighed derfor ikke praktik. Det er en del af oplevelsen. Det samme gælder hjemrejsen: Et arrangement, der slutter godt, men efterlader deltagerne i lange køer på vej ud, slutter ikke godt.

Messe C ligger centralt i Fredericia, midt mellem Trekantområdet, Fyn og resten af Danmark. Motorvejen ligger tæt på, togstationen er i gåafstand og bybusserne i Fredericia er gratis, og parkeringen lige ved døren er gratis, også når deltagerlisten er lang. Det betyder mindre tid på logistik og mere tid på det, der betyder noget.

4. Variation skaber energi, og flow bevarer den

Et stort arrangement bør ikke foregå i ét tempo. Opmærksomhed og energi kræver skift mellem plenum og fordybelse, mellem det faglige og det sociale, mellem at lytte og at være aktiv. De bedste events har en dramaturgi med op- og nedture, med pauser og højdepunkter.

Udfordringen er, at hvert skift kan koste. Transport mellem flere venues, lange ombygninger og spredte lokaler bryder flowet. Deltagerne forsvinder, tidsplanen skrider, og energien daler.

Derfor er det værd at tænke over, hvordan rummene hænger sammen, og ikke kun hvordan de ser ud hver for sig.

Hos Messe C kan det hele foregå under samme tag. Stedets størrelse gør det muligt at kombinere formater frit: møder, konferencer, udstilling, produktlancering, middag og fest. Arrangementet kan skifte udtryk undervejs, uden at deltagerne skal flytte sig. Det giver arrangøren frihed til at tænke formatet ud fra indholdet og ikke ud fra begrænsningerne.

5. Rummet er en del af fortællingen

Rum påvirker os mere, end vi ofte tænker over. Et højt loft skaber en anden stemning end et intimt lokale. En scene, der ses fra alle sider, skaber en anden dynamik end en traditionel opstilling. Lys, lyd, scenografi og indretning er ikke pynt. Det er virkemidler, der kan forstærke budskabet eller arbejde imod det.

Når rummet er fleksibelt, bliver det muligt at tilpasse det til fortællingen i stedet for at tilpasse fortællingen til rummet. Det gør det muligt at overraske, at skabe et skifte i stemning eller at bygge et univers, deltagerne træder ind i.

Hos Messe C er der plads til at tænke stort. Rammerne kan formes efter det, arrangementet skal kommunikere, så rummet bliver en aktiv del af oplevelsen og ikke bare en kulisse.

6. Planlæg de uformelle møder lige så omhyggeligt som programmet

Spørg deltagere, hvad de fik ud af et stort event, og mange vil nævne en samtale ved kaffen, en snak ved middagen eller et nyt bekendtskab i pausen. Det uformelle er ofte der, hvor den egentlige værdi skabes.

Alligevel bliver netop det ofte overladt til tilfældighederne. Pauserne er for korte, der er ikke plads til at stå og tale, eller middagen ligger et helt andet sted end resten af dagen.

De uformelle møder kan designes: med tid, med rum, med naturlige samlingspunkter og med overgange, der inviterer til samtale i stedet for at afbryde den.

Hos Messe C er det muligt at skabe sammenhæng mellem det faglige program, pauserne, bespisningen og det sociale. Når alt foregår samme sted, bliver overgangene en del af oplevelsen i stedet for et afbræk.

7. Folk husker helheder, ikke enkeltdele

Det, deltagerne tager med hjem, er sjældent ét indlæg eller én ret. Det er fornemmelsen af et arrangement, hvor alt hang sammen: invitationen, ankomsten, scenografien, programmet, maden, underholdningen og afslutningen.

Den røde tråd opstår ikke af sig selv. Når mange leverandører hver leverer deres del, er der en risiko for, at helheden går tabt. Den kræver, at nogen holder i alle trådene fra første idé til sidste detalje og hele tiden spørger: Passer det her til det, vi vil opnå?

Messe C hjælper med at udvikle konceptet og skabe sammenhæng mellem møder, konferencer, aktiviteter, bespisning, underholdning og event. Har arrangøren allerede en klar idé, bygges der videre på den. Er der kun en dato og et deltagerantal, er det også et godt udgangspunkt. Løsningen behøver ikke være på plads på forhånd; den kan findes i fællesskab.

8. Tænk hele døgnet med

Når et arrangement strækker sig over flere dage, eller når deltagerne kommer langvejsfra, bliver overnatningen en del af oplevelsen. Det er her, samtalerne fortsætter, relationerne bliver styrket, og deltagerne lader op til næste dag. Det er også her, logistikken nemt bliver kompleks, med mange hoteller, bookinger og transport frem og tilbage.

Overnatning bør derfor ikke være en eftertanke. Den bør planlægges som en del af helheden.

Messe C hjælper med at finde den rette løsning gennem et samarbejde med hoteller i Fredericia og Trekantområdet, hvor der er et bredt udvalg af overnatningsmuligheder. Én samarbejdspartner. Ét samlet setup. Fra første idé til sidste overnattende gæst.

9. Vælg en partner, ikke bare en leverandør

Jo større arrangementet er, jo flere beslutninger skal træffes, og jo flere ting kan ændre sig undervejs. Deltagerantallet stiger eller falder. Programmet ændrer sig. Nye ønsker opstår.

Derfor er det afgørende, hvem man samarbejder med. En leverandør leverer det, der er bestilt. En partner tænker med, stiller de spørgsmål, man ikke selv havde overvejet, og tør udfordre idéen, når det gør arrangementet bedre.

Messe C ser sig selv som en del af kundens team, med vilje til at tænke anderledes og udfordre det velkendte, når det kan gøre arrangementet stærkere.

Spørgsmål, du bør stille, før du vælger rammerne

Inden du booker dit næste store event, kan det være en god idé at gennemgå disse spørgsmål:

• Hvad er arrangementets formål, og hvordan ved vi, om det er lykkedes?
• Hvem er deltagerne, og hvad skal der til, for at de får en god oplevelse?
• Hvor kommer deltagerne fra, og hvor nemt er det for dem at komme frem og hjem igen?
• Hvilke formater skal arrangementet rumme, og kan de foregå samme sted?
• Hvordan understøtter rummet det, vi vil kommunikere?
• Er der tid og plads til de uformelle møder?
• Hvem holder fast i den røde tråd fra invitation til afslutning?
• Hvordan håndterer vi overnatning, hvis det bliver nødvendigt?
• Har vi en partner, der tænker med, eller blot en leverandør, der leverer?

Det bedste valg er ikke altid det oplagte

Mange kender Messe C som messe- og udstillingssted. Men bag messehallerne gemmer der sig også en af Danmarks store og fleksible venues til møder, konferencer og events.

Et sted med plads til at tænke stort. Et sted, hvor logistikken er enkel. Et sted, hvor parkeringen er gratis. Og ikke mindst et sted, hvor arrangementet bygges op omkring kundens formål og ikke omvendt.

Står du foran dit næste store event? Så kan det betale sig at se ud over de oplagte valg og tage en snak med Messe C om, hvad der er muligt.

Messe C Fredericia  Møder. Konferencer. Events. Og plads til at tænke større.

Læs mere her