Naturmøder: Sådan skaber du mere værdifulde møder og konferencer med naturen som aktiv

Der er en stigende interesse for, hvordan naturen kan blive en aktiv del af den måde, vi holder møder og konferencer på – ikke som pæn kulisse, men som et reelt aktiv, der skaber værdi for både deltagere og værter. To eksperter på området, forsker Trine Plambech fra Alexandra Instituttet og CEO Claus Nielsen fra Sinatur Hotel & Konference, delte for nylig deres viden og erfaringer på et webinar. Her er de vigtigste pointer, du kan bruge som inspiration.

Fra grønne tiltag til regenerative møder

Trine Plambech indledte med at sætte begrebet "regenerativ" ind i en større sammenhæng. Man kan tegne en linje fra den konventionelle drift – hvor man blot lever op til lovkrav – over grønne tiltag som reduktion af madspild og energiforbrug, til den regenerative tilgang for enden af skalaen. Her handler det ikke længere kun om at minimere skade, men om aktivt at bidrage til og genopbygge det, man er en del af – økosystemet, ressourcerne, organisationen og ikke mindst de mennesker, der besøger stedet.

Det centrale spørgsmål skifter karakter: I stedet for at spørge, hvad man kan få ud af noget, spørger man, hvad man kan bidrage med. Det lyder som en lille sproglig detalje, men det ændrer faktisk hele tilgangen til, hvordan man planlægger og faciliterer et møde.

Hvorfor naturen gør en forskel – ifølge forskningen

Trine har selv forsket i, hvordan naturen fremmer kreativitet, og hun fremhævede flere effekter, som gør naturen relevant for netop mødeafholdelse:

• Fysiologisk ro: Bare det at se naturen sænker stressniveau, puls og blodtryk – uden at man behøver at gøre noget aktivt.
• Mental restitution: Naturen giver hjernen en pause fra den analytiske, logiske tilstand, vi typisk befinder os i på arbejde, og skifter til en mere afslappet og regenerativ tilstand. Det er afgørende for at kunne holde energien oppe hele arbejdsdagen.
• Øget kreativitet: Roen og det lavere tempo, naturen giver, understøtter ifølge forskningen kreativ tænkning.
• Udlignede hierarkier: Når man går side om side – for eksempel i en walk and talk – bliver samtalen mere ligeværdig. Det er ikke længere så tydeligt, hvem der er chef, og hvem der er medarbejder, og det åbner for, at man ser og lytter til hinanden på nye måder.

Samlet set peger forskningen altså på, at naturen ikke bare er et "nice to have", men et redskab, der kan gøre en lang mødedag markant mere udbytterig.

Sådan kommer du i gang som arrangør

Er du den, der arrangerer møder og konferencer, foreslog Trine at tænke naturen ind i selve programmet – ikke som pynt, men som et bevidst greb i facilitering:

• Byg walk and talks ind i dagsordenen.
• Skab plads til stille refleksion i grønne omgivelser.
• Overvej sanselige madoplevelser i naturlige rammer.

Et vigtigt råd: Vær opmærksom på, at man som arrangør nogle gange selv er den største barriere, fordi man antager, hvad gæsterne ønsker. Prøv i stedet tingene af i mindre skala, og spørg bagefter deltagerne, hvordan de oplevede det. Ofte viser det sig, at bekymringerne var ubegrundede.

Sådan kommer du i gang som udbyder

Er du hotel- eller konferenceudbyder, er opgaven at gøre det let for gæsterne at få gode naturoplevelser. Konkrete greb kan være:

• Kig på det tilsendte mødeprogram, og foreslå, hvordan naturen naturligt kan berige det.
• Tilbyd en form for "naturmødepakke", som gør det nemt og trygt at vælge til.
• Del erfaringer fra andre kunder – vi har brug for at høre, at andre har haft en god oplevelse, før vi selv tør prøve noget nyt.
• Tag hånd om det praktiske. De tre nøgleord for en vellykket naturoplevelse er, ifølge webinaret, at gæsterne er mætte, tørre og varme.
• Undersøg jeres eget nærområde. Er der en sti, et vandhul med spændende liv, eller mulighed for en guidet tur – for eksempel til sommerfugle om sommeren? Ofte popper idéerne frem, så snart man går ud og ser stedet med nye øjne, gerne sammen med en naturkyndig.

Sinaturs erfaringer med naturmøder på Skarrildhus

Claus Nielsen fra Sinatur Hotel & Konference gav et konkret indblik i, hvordan teorien er blevet omsat til praksis. På Skarrildhus ved Herning – med næsten 500 hektar natur lige udenfor døren – har man i to og en halv sæson tilbudt "naturmøder".

Konceptet opstod delvist under corona, hvor naturen blev en nødvendighed, men det udviklede sig hurtigt til en bevidst satsning, da man kunne se, at det både reducerede stress og styrkede koncentration og kreativitet hos deltagerne.

Nogle af de vigtigste greb i konceptet:

• Et helstøbt koncept, der fungerer som en selvstændig mødeform – fra 3 timers møder til en hel dag ude i naturen – frem for en enkeltstående teambuilding-øvelse.
• Samme kvalitet i madoplevelsen som indendørs. Ingen "sandwich to go" – i stedet fuld servicering og en oplevelse, der matcher det, gæsterne ville have fået inde.
• Komfortable møbler og et medbragt "kit" med nødvendige remedier, så deltagerne føler sig godt klædt på.
• Naturvejledere har kortlagt området og skabt forskellige rum i naturen: en base camp som samlingspunkt, samt mindre rum til refleksion, samtale og orientering.
• Ingen AV-udstyr – og en klar opfordring til at lade computer og telefon blive indenfor, så deltagerne kan være fuldt til stede.

Sæsonen løber fra det tidlige forår til omkring oktober – Sinatur har endnu ikke fundet en løsning til vinterhalvåret. Og konceptet passer heller ikke til alle mødetyper; en generalforsamling eller regnskabspræsentation egner sig bedre indendørs. Men til mange andre mødeformer er tilbagemeldingen entydig: deltagerne oplever et større udbytte og en bedre indlæring.

Sinatur planlægger nu at rulle konceptet ud på flere af sine hoteller, tilpasset de naturmæssige muligheder på hvert enkelt sted – med Storebælt som næste skridt.

Tag det første skridt – i din egen skala

Et af de vigtigste budskaber fra webinaret var, at man ikke behøver de samme ressourcer som en stor hotelkæde for at komme i gang. Man kan starte i lille skala med de muligheder, stedet allerede tilbyder, og så udbygge i det tempo, man selv kan følge med til.

To ting er værd at huske undervejs:

1. Inddrag gæsterne. At give mulighed for at "prøve før man køber" – for eksempel gennem en gratis prøveovernatning – gør det trygt at vælge en ny og ukendt mødeform.
2. Inddrag medarbejderne. De medarbejdere, der kender stedet og lokalområdet bedst, sidder ofte på værdifuld viden om de gode spots og kan være en unik ressource i udviklingen af konceptet.

Naturen er med andre ord ikke bare en kulisse for mødet – den kan være en aktiv medspiller i at skabe bedre, mere kreative og mere menneskelige møder.