Her får du 16 konkrete ideer til inspiration - sådan kan AI optimere din planlægning og gennemførelse af møde-og events

MCI Scandinavia samlede den 25. september 2025 en gruppe professionelle tech-experter, samt møde-og eventindkøbere i København for at udveksle bedste praksis og inspiration om, hvordan AI kan udnyttes i mødeplanlægning og gennemførelse af kongresser og store events.

Her finder du et resumé af 16 konkrete og inspirerende ideer fra diskussionerne. 

Idéer til at udnytte AI som en eksplicit og konkret del af deltagernes oplevelse:

• AI-concierge: En brandet AI-assistent (via event-app eller kiosk) besvarer spørgsmål, vejleder deltagerne og giver liveopdateringer om sessioner og logistik.
• Personlige netværksanbefalinger: En AI-motor matcher deltagerne på baggrund af fælles interesser, mål eller komplementære færdigheder og foreslår personer, man kan møde, eller borde, man kan sætte sig ved.
• Indsamling og konsolidering af workshopindsigt: Deltagernes indsigt indsamles (enten via tekstindtastning, visuel indsamling af håndskrevne noter eller stemmeoptagelse) og sammenfattes af AI i realtid, så inputtet kan visualiseres og kommenteres fra scenen.
  Generativ kunst eller datavisualisering: AI-værktøjer skaber live-visualiseringer, der omdanner taler, deltagernes input eller eventdata til udviklende billeder eller bevægelige grafikker.
• Avatar-interviews: AI giver deltagerne mulighed for at interviewe og føre meningsfulde samtaler med tilpassede »avatarer«. En meget engagerende måde at få en dybere forståelse af kunder, patienter eller slutbrugere på.  
• Flersproget stemmeassistent: Realtidsoversættelse via øretelefoner eller app giver deltagere fra forskellige lande mulighed for at følge med og tale naturligt.
• Højdepunkter efter begivenheden modtager hver deltager en AI-genereret »personlig oversigt« – vigtige sessioner, de har deltaget i, personer, de har mødt, og temaer, der er mest relevante for dem.
• AI-læringscoach Efter begivenheden vil en app-baseret AI understøtte læring og adfærdsændringer som en partner, der giver et skub i den rigtige retning og skaber ansvarlighed. Et godt eksempel er ›Thrive with IMD‹.
  
  

Brug af AI bag kulisserne for at øge effektiviteten og sikre en problemfri afvikling af arrangementet.

• Deltagerprofilering og tilpasning af dagsordenen: Brug AI til at analysere tilmeldingsdata, tidligere deltagelse og faglige interesser for at skabe personlige dagsordener og anbefale breakout-sessionen
• Matching af talere og emner: AI kan scanne abstracts, talerbiografier og sessionbeskrivelser for at sikre en sammenhængende programkuratering og tematisk balance.
• Dynamisk optimering af tidsplanlægning: AI-værktøjer kan simulere deltagerflowet og automatisk generere tidsplaner, der minimerer flaskehalse og lokaleændringer.
• Prediktiv deltagermodellering: Maskinlæring kan forudsige udeblivelser eller sessioners popularitet, hvilket muliggør smartere catering, pladsfordeling og bemanding.
• Sammenfatning af indhold og udtrækning af indsigt: AI kan behandle slides, abstracts og materiale før begivenheden for at generere sammenfatninger, hashtags og highlight-reels til kommunikationsteams.
• Konsistens i brandets stemme: AI kan korrekturlæse og omskrive sessionbeskrivelser, skiltning og invitationer for at opretholde en konsistent tone og brandstil.
• Kortlægning af adfærdsmæssig indsigt: AI kan analysere bevægelsesmønstre (f.eks. fra Wi-Fi eller badgescanninger) for at identificere populære zoner eller underudnyttede rum, hvilket kan danne grundlag for fremtidig begivenhedsdesign.
• Optimering af miljøaftryk: AI-drevne værktøjer kan beregne og reducere CO2-aftrykket ved at simulere transport, madspild og energiforbrug og foreslå grønnere alternativer.

For mere information eller insights kontakt CEO Per Ankaer: per.ankaer@wearemci.com 

"MCI Scandinavia er en del af en af verdens største "PCO´er" (Professionel Congres Organiser) virksomheder  i den globale bureaugruppe MCI Group, som er et uafhængigt privat ejet selskab med hovedkontor i Genève, Schweiz.

MCI Scandinavia opererer i de nordiske lande (Danmark, Sverige, Norge, Finland) via kontorer i blandt andet København, Aarhus, Stockholm og Göteborg