De fleste ønsker kortere møder. De færreste ønsker ligegyldige møder. Alligevel ender mange organisationer med netop dét: Møder, der trækker ud – og stadig ikke skaber klarhed, beslutning eller resultater.
Af Therese Waltersdorff, Waltersdorff Consulting
90% mener, at de møder er spild af tid på minimum månedlig basis*. Og hvor er det synd, når man tænker på hvor mange spildte mødekroner det resulterer i.
Alt for ofte møder jeg medarbejdere fra organisationer, der føler, at de ”møder sig ihjel”. De mærker ikke fremdriften. De oplever ikke energien. De ser ikke de resultater, som møder faktisk kan – og bør – skabe. Altimens at mange er nødt til at bruge deres fritid på deres arbejdsopgaver – fordi arbejdstiden går med møder.
Denne problemstilling har et begreb - Meeting Recovery Syndrome: den mentale udmattelse efter endnu et møde, hvor man lige skal “komme sig”, før man har motivation og energi til at arbejde videre.
Hvis du vil gøre dine møder kortere – og samtidig bedre – så starter det med fem enkle spørgsmål:
1. Hvad skal vi konkret opnå?
2. Hvem skal deltage – og hvorfor?
3. Hvorfor er det vigtigt for den enkelte?
4. Hvor skal mødet foregå – og i hvilken form?
5. Hvordan skal vi afvikle mødet?
*Ifølge MØUS-undersøgelsen med 408 respondenter fra bogen Guuud, har vi møde i dag…?
Ikke: “tage en status”.
Ikke: “vende situationen”.
Men: Skal vi træffe en beslutning? Prioritere? Skabe idéer? Skabe fælles forståelse?
Når udbyttet er uklart, flyder snakken.
Når målet er tydeligt, skærer du automatisk overflødige elementer væk.
Skal alle virkelig med – til hele mødet?
Alt for mange møder bliver til turistbusser. Flere deltagere betyder ikke bedre kvalitet – ofte tværtimod.
Spørg i stedet: Hvem er afgørende for at nå målet? Hvem har beslutningskompetence? Hvem skal implementere bagefter? Og er der behov for en interessentanalyse for at være på forkant hvis beslutninger skal tages?
De rigtige deltagere forkorter mødet markant.
Hvis deltagerne ikke kan se relevansen for deres rolle, bliver de passive.
Når formålet kobles til deres ansvar og virkelighed, stiger energien – og diskussionerne bliver mere fokuserede.
Engagement sparer tid.
Passivitet koster tid.
Rummet former adfærden.
Biografopstilling inviterer til monolog. Rundborde inviterer til dialog. Workshopstationer inviterer til bevægelse og medskabelse. Online kræver hyppigere involvering end fysiske møder. Stående møder bliver næsten altid kortere.
Form og format er ikke pynt. Det er styring.
Agenda er ikke en liste. Det er en drejebog.
Når du på forhånd har tænkt afviklingen igennem, undgår du sidespor og gentagelser.
Kortere møder kræver bedre forberedelse.
Det lyder paradoksalt. Men de bedste, korteste møder starter før invitationen sendes.
Når de er besvaret, bliver det tydeligt, om mødet overhovedet er nødvendigt, hvor lang tid det realistisk skal tage, hvem der skal sidde ved bordet, og hvordan I når i mål.
Kortere møder handler ikke om at skære minutter væk. Det handler om at skære uklarhed væk. Og når uklarheden forsvinder, forsvinder spildtiden med den.
Arbejder du systematisk med de fem spørgsmål, vil du opleve skarpere beslutninger, højere engagement, hurtigere implementering og færre opfølgningsmøder.
Og så forsvinder behovet for at restituere og genfinde begejstringen efter mødet. I stedet opstår det, møder burde skabe: fremdrift, retning og resultater. De resultater, medarbejdere og organisationer faktisk fortjener.
Therese Waltersdorff er facilitator, moderator og forfatter med speciale i mødekultur, præsentationsteknik og personlig gennemslagskraft. Hun hjælper organisationer med at skabe møder, der ikke bare fylder kalenderen – men skaber retning, energi og resultater.
Hun er forfatter til en række praksisnære håndbøger, herunder Guuud, har vi møde i dag…?, den engelske udgave Oh, Crap! Is That Meeting Today…?, Lav skarpere onlinemøder & webinarer, Pixibog i onlinemøder, Sådan styrker du dit netværk, Personlig branding – din genvej til succes, Idé til handling – 5 simple trin til at komme i gang, Motivation – 5 trin der hjælper dig til at opnå dine mål nemmere samt Præsentationsteknik – 5 trin til at fastholde publikum og fremstå professionel!
Gennem konkrete modeller og en handlingsorienteret tilgang gør hun det komplekse enkelt – og hjælper ledere og medarbejdere med at arbejde mere effektivt og meningsfuldt.
Når Therese skriver om møder, handler det om én ting:
At sikre, at tiden investeres – ikke spildes.
Læs mere på www.waltersdorff.nu eller kontakt Therese for webinarer, workshops eller foredrag.