Engagerende møder starter med indretning. Hvis du vil engagere deltagerne på dine møder – store som små – er det afgørende, hvordan du indretter rummet.

En populær opstilling på mange større møder og konferencer er den såkaldte biografopstilling, hvor deltagerne sidder på stolerækker som i en biograf. Det er på mange måder en praktisk opstilling, da den betyder, at vi kan have mange mødedeltagere siddende på lidt plads og samtidig sørge for, at de ser dem, der præsenterer – hvilket gør det nemt at følge med.

Problemet med biografopstillingen er, som navnet antyder, at deltagerne forventer at blive underholdt, mens de passivt ser til – som var de i biografen. Det eneste, vi mangler, er popcorn og store sodavand til alle. De skal bare læne sig tilbage i sædet og vente på, at showet begynder.

Rummets indretning skaber en forventning hos deltagerne om, hvad der skal ske, og hvor meget de skal involveres. Indretningen sætter også rammerne for, hvad der praktisk er muligt. Med en biografopstilling er den eneste reelle mulighed for dialog, at man vender sig mod sidemanden – som ofte er en, man allerede kender, da vi typisk sætter os ved siden af dem, vi kender bedst. Det betyder, at vi forspilder en chance for videndeling og for at bygge relationer til mennesker med helt andre perspektiver end vores egne.

Kommer du derimod ind i et rum, hvor deltagerne skal sidde i mindre grupper, skaber det en forventning om, at man skal tale sammen. Hvis bordene er runde, og der ikke sidder for mange kan alle se og høre hinanden, og muligheden for at få nye, værdifulde forbindelser og høre flere perspektiver mangedobles.

Her er nogle tips til, hvordan du skaber et rum, der inviterer til engagement:

1. Sæt deltagerne i grupper – helst ikke mere end 5-6 personer.
 Standardopstillingen mange steder er otte ved et bord, ofte kaldet cabaret-opstilling. Efter min mening er otte for mange – folk har svært ved at høre hinanden, og det ender ofte med, at nogle få taler, mens resten tier. Ved små runde borde med maks. 5-6 deltagere kan alle se og høre hinanden, og sandsynligheden for, at alle byder ind, er langt større.

2. Hav gulvplads.
På en lang mødedag kan det være en befrielse for deltagerne at komme op at stå. Det giver energi og mulighed for at tale med nye mennesker. Der findes mange videndelingsmetoder og icebreakers, som foregår bedst stående – fx holdningsgymnastik, to gratis konsulenter eller caféseminar.

3. Brug tavler og flipovers.
 Lad deltagerne stå i mindre grupper og tegne eller skrive sammen. Det skaber en helt anden dialog – man kigger på noget, man skaber i fællesskab, i stedet for blot at sidde omkring et bord og kigge på hinanden.

4. Skab uformelle rum, der inviterer til samtale.
 Det kan være et sofahjørne i pauseområdet, puffer i plenumlokalet eller cafeborde, hvor deltagerne nemt kan møde nye mennesker.

5. Gå udenfor.
 Undersøg, om der er mulighed for at tage gruppearbejder eller walk and talks udenfor. Mange mødesteder ligger i smuk natur eller har en have, som kan bruges aktivt.

6. Læg materialer på bordene.
 Hvis du træder ind i et rum med papkort, tuscher og post-its på bordene, ved du som deltager, at dette bliver en dag med aktivt engagement. Sørg for, at materialerne bliver brugt i løbet af dagen – fx: “Skriv de tre hovedpointer fra jeres gruppesnak på papkort og hæng dem op på væggen sammen med de andre grupper.”

7. Gør dig umage.
 Når deltagerne kan se, at I har gjort jer umage med at skabe et rum for deres udfoldelse, vil de automatisk også gøre sig umage. Det må gerne være æstetisk og se godt ud – men helst ikke alt for perfekt. Hvis deltagerne tror, de skal være perfekte for at bidrage, holder de sig tilbage. Men hvis de fornemmer, at “her gør vi os umage, men det er ok at være uperfekt”, vil de slappe mere af og engagere sig mere.

Vil du læse om konkrete metoder til at engagere deltagerne, så tjek:
 👉 www.movingminds.dk