Tre principper til mere værdi, når du samler organisationen

Vi bruger en stor del af vores arbejdstid på møder, seminarer, konferencer og andre samlinger. Faktisk viser undersøgelser, at op mod 40 % af arbejdstiden bruges i møder - og derfor er det nu endnu mere relevant end nogensinde at stille spørgsmålet: Er mødet pengene værd? 

For hvad ville det egentlig betyde for bundlinjen, hvis vi kunne øge udbyttet af møder med bare 5 %? Nogle estimater peger på et værdipotentiale i milliardklassen. Når så meget tid bruges sammen, bliver kvaliteten af møderne ikke bare et spørgsmål om trivsel og engagement, men også om forretning.

Se webinaret her: Er mødet pengene værd? - WebinarGeek

Møder er ikke nødvendigvis dårlige - og nogle af dem har bestemt også sin berettigelse. Men sandheden er, at rigtig mange organisationer stadig designer møder ud fra, hvilket indhold de gerne vil præsentere, hvilke oplægsholdere de vil have på scenen, og hvilke praktiske detaljer der skal gå op i en højere enhed. Det stjæler opmærksomheden fra det, der i sidste ende betyder (og koster) allermest: nemlig udbyttet – eller manglen på samme.

Nutidens mødekultur kalder på en gevaldig rusketur.

Det fysiske møde skal designes efter mennesker og den ønskede effekt. Hvis indholdet kunne være sendt på en mail, er du allerede på vej galt i byen og i gang med at bruge både økonomiske og menneskelige ressourcer uhensigtsmæssigt.

Dét og mange flere spændende pointer var omdrejningspunkter, da Ole Sorang fra OPTIMEET, Rikke Andersen fra FÆNGSLET og Jakob Blok Grabow fra CoastZone på webinaret satte fokus på sammenhængen mellem mennesker, rammer og mødedesign. 

Deltagerne går ikke automatisk hjem med en aha-oplevelse 

... Den skal du skabe. 
Vi bruger ofte mere energi på agenda, logistik og oplægsholdere end på det, der i virkeligheden afgør, om mødet bliver en succes: Får deltagerne noget ud af at være der?

Det fysiske møde bliver mere sjældent - men det er ikke ensbetydende med, at værdien og magien opstår, blot ved at samle mennesker fysisk i det samme lokale. Værdien opstår, når nærværet bruges til noget, som ikke kunne være sket bag hver sin skærm. Og netop den pointe er ekstra relevant i en tid, hvor 4 ud af 10 arbejder hybridt. For når en større og større del af kommunikationen, koordineringen og informationsdelingen foregår digitalt, ændrer det også formålet og vigtigheden af den tid, vi er samlet fysisk. 

Fra information til transformation

Mange møder er stadig designet til at dele information. Men i en tid, hvor digitale møder er en god konkurrent til denne disciplin, bør information sjældent være nok til at samle mennesker fysisk.

Når vi mødes ansigt til ansigt, bør det handle om mere end at distribuere viden. Ved bevidst at placere budskaber og information i de digitale formater, hvor de fungerer bedst, kan vi bruge den fælles tid på det, som skaber størst værdi: nærvær, relationer, refleksion og involvering. På den måde får man det bedste ud af både de digitale og de fysiske formater.

Lykkedes man med netop det, sker der en transformation. Budskaber bliver til oplevelser, der sætter sig i kroppen, føles helstøbte og som kan mærkes på mandag.

Tre CoastZone principper til møder med større udbytte

På webinaret præsenterede Jakob Blok fra CoastZone tre enkle principper, som kan bruges på alt fra interne møder til årskonferencer og kickoffs.

 
Princip1: Design baglæns fra den ønskede effekt

Måske kan du genkende situationen: I skal planlægge det årlige årsmøde. En foreslår en populær oplægsholder, en anden kommer på endnu en god idé, og pludselig er programmet ved at tage form. Oplæg bookes, pauser lægges ind, og dagen fyldes op.

Deltagerne får sikkert en ganske fin dag. Men udbyttet bliver ofte netop dét: en dag væk fra kontoret.

Hvad nu hvis du i stedet starter med at spørge: Hvad skal deltagerne kunne, føle eller gøre anderledes efter mødet?

Hvis målet er bedre samarbejde, er det ikke nok at tale om samarbejde. Deltagerne skal have mulighed for at samarbejde. Hvis målet er at udvikle den strategiske retning, er det ikke nok at høre om strategi. Den skal arbejdes frem, afprøves og omsættes til praksis.

Når den ønskede effekt er tydelig, bliver det langt lettere at vælge det indhold, de aktiviteter og de rammer, der skaber et møde, som kan mærkes. Også efter det er slut.

Princip 2: Aktivér deltagerne med et formål

Biologi er biologi. De færreste mennesker lærer mest af at sidde passivt og lytte i timevis. Faktisk går de færreste også hjem og tænker: "Hold da op, jeg var god til at sidde stille i otte timer." 

Vi lærer ved at bearbejde, diskutere, afprøve og omsætte ny viden til handling. Derfor bør refleksioner, dialoger, øvelser og aktiviteter ikke betragtes som et afbræk i programmet, men som en vigtig del af udbyttet. For vi husker sjældent alt det, vi får fortalt. Til gengæld husker vi langt bedre det, vi selv har prøvet, diskuteret eller været en aktiv del af.

Princip 3: Design før, under og efter mødet

Mange møder bliver vurderet på, hvad der sker på selve dagen. Men hvis udbyttet skal vare længere end kaffepausen, skal mødet tænkes som en proces.

Før mødet kan det handle om at skabe forventning, nysgerrighed eller involvere deltagerne i temaet. Under mødet handler det om at skabe engagement, fælles oplevelser og erfaringer. Efter mødet handler det om at holde fast i og aktivere de indsigter, relationer eller beslutninger, der opstod.

Jo større investering der ligger bag samlingen af mennesker, desto vigtigere bliver spørgsmålet: Hvad sker der mandag morgen?

Årsafslutningen er en oplagt anledning til at bevise, at mødet ER pengene værd.

Årsafslutninger bliver ofte betragtet som en fejring af det år, der er gået. Men det er også en oplagt mulighed for at arbejde bevidst med mødedesign. Netop fordi den kan være et godt eksempel på, hvordan møder og samlinger kan skabe værdi på flere niveauer end blot det faglige indhold. 

En værdifuld årsafslutning handler derfor ikke kun om program, forplejning og underholdning. Det handler om at bruge anledningen til mere end god mad, underholdning og et par timer væk fra skrivebordet. Til at samle trådene fra året, der gik. Til at bringe mennesker tættere på hinanden. Til at styrke samarbejdet og relationerne på tværs. Og til at skabe energi omkring alt det, der venter forude. 

Årsafslutninger er en klokkeklar undskyldning til at arbejde aktivt med webinarets pointer: Tydeligt formål, aktive deltagere og fokus på det udbytte, deltagerne skal tage med sig hjem.