Brug GDPR som et strategisk værktøj

I eventbranchen lever vi for mennesker, stemninger og oplevelser. Vi bygger rammerne for, at noget særligt kan ske, og vi arbejder ofte i højt tempo med mange bevægelige dele. Der er gæstelister, lokationer, madønsker, keynote-talere, sponsorsamarbejder, deadlines, teknik og logistik, der skal spille. Der er allerede meget at jonglere med – så det er måske ikke mærkeligt, at GDPR og datasikkerhed ofte bliver skubbet ned på din to-do-liste.

Men lige præcis dét er en af de største faldgruber i eventbranchen.

For hver eneste tilmelding, hver deltagerliste og hver mailudsendelse indeholder personoplysninger, og det betyder, at du står med et reelt ansvar. Ikke bare juridisk – men tillidsmæssigt.

Når en deltager tilmelder sig et event, giver de dig deres informationer, fordi de antager, at du passer på dem. Og den tillid er værdifuld. Mister du den, mister du meget mere end “bare” compliance.

Typiske situationer, hvor GDPR spiller ind

1. Tilmeldingssystemer:
   Du skal kun indsamle de oplysninger, der er nødvendige. Har du virkelig brug for deltagernes fødselsdato, eller er navn og e-mail nok?

2. Madallergier og helbredsoplysninger:
   Oplysninger om allergier, handicap eller særlige behov er følsomme persondata og kræver eksplicit samtykke.

3. Deltagerlister og navneskilte:
   Det kan virke harmløst at dele deltagerlister i et simpelt Excel ark, men husk – det kræver samtykke, hvis personoplysninger deles med andre deltagere eller sponsorer.

4. Billeder og video fra events:
   Du må ikke bare tage billeder og bruge dem i markedsføring, medmindre du har informeret deltagerne og indhentet deres samtykke.

5. Dataopbevaring og sletning:
   Har du en klar politik for, hvor længe du gemmer data efter et event?
   GDPR kræver, at du kun opbevarer data, så længe det er nødvendigt.

Når deltagerdata flyder frit, og vi i bedste mening deler dokumenter med kolleger og samarbejdspartnere.

De fleste kender denne opskrift alt for godt:

• Et Excel-ark til deltagerliste
• En formular fra et andet system
• Noter i en mappe på serveren
• E-mails sendt rundt til kollegaer “bare lige hurtigt”
• Og måske et CRM-system, der også skal opdateres

Det føles nemt og praktisk. Men når data ligger spredt ud på den måde, er sandsynligheden for fejl enorm. En fil sendt til den forkerte person. En liste, der ikke bliver slettet. En deltager, der aldrig har givet samtykke.

Pludselig står man med et databrud.

Så hvad gør man egentlig? Man samler det. Ét sted.

Løsningen er ikke mere kontrol, mere manuel administration eller endnu et regneark.
Løsningen er at samle alt dit eventarbejde i én platform, hvor data behandles struktureret, sikkert og fuldt dokumenterbart.

Når du bruger en platform som NEXA, får du:

• Deltagerdata ét sted – ikke i fem forskellige systemer
• Adgangsstyring, så kun de rette personer ser data
• Automatiske processer, der minimerer fejl
• Dokumentation, hvis Datatilsynet spørger “Hvordan håndterer I data?”

Det handler ikke om at gøre ting mere besværlige.
Det handler om at gøre dem mere gennemsigtige og meget mindre risikofyldte.

Et professionelt event er også et sikkert event

GDPR handler ikke kun om regler – det handler om tillid.
Når du viser, at du tager databeskyttelse alvorligt, sender du et stærkt signal til deltagere, samarbejdspartnere og kunder om, at du er professionel, troværdig og ansvarlig.

Det giver tryghed – og trygge deltagere er glade deltagere.

Konklusion

Gør korrekt håndtering af persondata til en del af din plan fra begyndelsen.
Uanset om du står for små møder eller store kongresser, er det afgørende, at du har styr på GDPR fra A til Z.
Det er ikke bare et juridisk krav der kan afføde store bøder ved data breaches – det er en del af det professionelle fundament for succesfulde events. 

Vil du se, hvordan det ser ud i praksis?

Besøg nexahub.io og oplev, hvordan én platform kan gøre dine events både mere professionelle og mere trygge.