Kunstig intelligens fylder mere og mere i møde- og eventbranchen og åbner for helt nye muligheder. Fra planlægning og effektivisering til bedre deltageroplevelser er potentialet stort. Men hvordan sikrer vi, at teknologiens muligheder understøtter – og ikke overskygger – det menneskelige møde?
Også inden for mødeplanlægning og -afvikling spiller kunstig intelligens en tiltagende stor rolle. Men det er vigtigt at bevare sin kritiske sans og være opmærksom på, at ikke alt bliver tabt i algoritmernes effektivitet, siger Ole Sorang. Det unikke opstår nemlig i mødet med – og mellem – mennesker.
Forestil dig et møde, hvor agendaen automatisk tilpasses deltagernes kalendere og præferencer. Eller en konference, hvor AI i realtid foreslår netværksmuligheder og genererer feedback, mens programmet stadig er i gang. Den fremtid er allerede begyndt, siger Ole Sorang, administrerende direktør i Optimeet.
“AI vil revolutionere, effektivisere og optimere vores branche,” fastslår han. Han oplever, hvordan teknologien rykker grænserne for, hvad der er muligt inden for mødeplanlægning og konferenceafvikling. Og det går stærkt.
Chatbots kan håndtere tilmeldinger og spørgsmål. Transskription og oversættelse bryder sprogbarrierer ned on the spot.
“AI kan hjælpe med meget af det, man kan kalde det tunge arbejde – administration, feedback-analyse og planlægning” siger Ole Sorang.
“Det vigtigste ved ethvert møde er, at de deltagende tager noget positivt med sig derfra. Her kan AI bruges til at identificere og analysere præferencer på tværs af hele gruppen, så du kan skræddersy oplevelser og sikre maksimal værdi for både arrangører og deltagere.”
Han nævner som eksempel, hvordan en mødeplanlægger tidligere ville søge bredt efter en konferencelokation. I dag kan man bede AI om at generere forslag, der tager højde for alt fra præferencer til tilgængelighed, infrastruktur og bæredygtighed.
“I løbet af få minutter har du en datadrevet beslutning, der tilgodeser både de deltagende og konferencens formål, og som tidligere ville kræve timers research og koordinering” siger han.
Ole Sorang er ikke i tvivl om, at dette er en positiv udvikling. Men med mulighederne følger ansvar.
“Der findes efterhånden rigtig mange forskellige værktøjer, og der kommer kun flere til. Så det er vigtigt hele tiden at være kritisk: hvilke systemer bruger jeg, og hvilke informationer fodrer jeg dem med? Man bliver nødt til at have klare retningslinjer for, hvordan man håndterer ting som dataetik og transparens” siger han.
“Det er også vigtigt at balancere, hvornår man bruger AI, og hvornår man selv skal træde i karakter – ellers går det menneskelige tabt i algoritmernes effektivitet. Giver brugen af AI dig mere værdi i forhold til at skabe menneskelig interaktion og gode takeaways fra mødet, så giver det mening. Men ellers skal man måske holde igen” siger han.
“AI kan give dig et hurtigt svar, men svaret vil altid være generisk. Og det svar får alle andre også. Hvis du vil skabe et unikt arrangement, skal du bringe din egen kreativitet og fantasi i spil.”
Den menneskelige faktor gør en forskel. Derfor tror Ole Sorang heller ikke på en fremtid, hvor fysiske møder og konferencer bliver fuldstændig digitaliseret og AI-orkestreret.
“Det fysiske møde, konferencen eller eventet er uomtvisteligt det stærkeste redskab til formidling, kommunikation og interaktion” siger han.
“Når du virkelig skal ind og ramme mennesker, skal alle sanser aktiveres. Det kan du ikke gøre gennem en skærm. Du kan sidde i tusind virtuelle møder, men det er noget andet at være fysisk sammen med en flok mennesker i et rum. Det er dér, fællesskabet opstår. Her kan du mærke budskabet og ikke bare høre det.”
På trods af diverse digitale løsningers fremtog, ser han en tendens til, at flere virksomheder igen prioriterer det fysiske møde – ikke mindst for at genfinde og styrke kulturen.
“Med hybridarbejde er det blevet sværere at skabe en kultur, og derfor er der flere virksomheder, som vælger at skrue op for fælles arrangementer og aktiviteter. Vi ser en bevægelse mod at finde unikke lokationer og destinationer, som underbygger det at være sammen.”
For Ole Sorang handler det ikke om at vælge mellem menneske eller maskine, men om at bruge begge dele klogt:
“AI er et stærkt redskab, og det kan gøre mange opgaver mere effektive og smidige. Men det er i kombinationen med det menneskelige, at det virkelig bliver værdifuldt.”