Inspiration og hjælp til dine kommende møder, konferencer og events
Find eventlokaler til firmafester, receptioner, produktlanceringer, konferencer og andre events. Sammenlign rammer, kapacitet, beliggenhed og faciliteter, og find et venue, der passer til både program og gæster. Send en forespørgsel gennem OPTIMEET.
Det rette eventlokale passer ikke kun til antallet af gæster. Det skal også fungere til arrangementets program, servering, teknik og den stemning, du ønsker at skabe.
Start derfor med eventtypen og gæsteantallet, og vurder derefter, hvor meget plads du har brug for til eksempelvis middag, scene, stående reception, aktiviteter eller dans. Beliggenhed og transport bør også indgå tidligt, især hvis gæsterne kommer fra forskellige dele af landet. Herunder kan du udforske eventlokaler og sammenligne mulighederne. Anmod om pris, når du har fundet relevante rammer.
Et eventlokale til en reception stiller andre krav end lokaler til en firmafest eller produktlancering. Derfor bør du vælge venue ud fra det program, der faktisk skal foregå i rummet.
Til firmafester og jubilæer er servering, bar, plads til underholdning og mulighed for at ændre stemningen fra middag til fest ofte afgørende.
Til receptioner og netværksevents kan et mere åbent lokale være en fordel. Her bør gæsterne kunne bevæge sig naturligt mellem servering, samtaler og eventuelle præsentationer.
Ved produktlanceringer og kundeevents kan kravene være anderledes. Adgang til venue, muligheder for branding, lys, lyd, scene og plads til opbygning kan få større betydning end en traditionel bordopstilling.
Skal arrangementet kombinere fagligt indhold og socialt program, bør du også undersøge mulighederne for separate zoner eller lokaler.
Kapacitet bør altid vurderes ud fra arrangementets format – ikke kun et maksimalt antal personer.
50 gæster til en siddende middag kræver en anden indretning end 50 deltagere til en stående reception. Scene, buffet, bar, garderobe, dansegulv og teknisk produktion tager også plads fra selve gæstearealet.
Bed derfor venue om kapacitet for netop den opsætning, du ønsker. Ved events med flere programpunkter er det samtidig værd at undersøge, hvor hurtigt lokalet kan ændres undervejs, eller om venue har flere områder, der kan bruges parallelt.
Prisen på eventlokaler varierer betydeligt efter by, størrelse, tidspunkt og hvad der følger med arrangementet. Aktuelle markedspriser viser både lokaler med ren lokaleleje og løsninger, hvor prisen beregnes pr. person. Derfor giver én generel pris på eventlokaler sjældent et retvisende billede.
Sammenlign i stedet den samlede pris. Undersøg, om lokaleleje, personale, rengøring, AV, møblering og basisudstyr er inkluderet, og hvad mad, drikkevarer, ekstra teknik og eventuel overnatning koster.
Et billigt lokale kan blive dyrere, hvis mange nødvendige ydelser skal købes separat. Omvendt kan en højere kuvertpris inkludere en større del af arrangementet.
OPTIMEET kan indhente konkrete priser ud fra dato, antal deltagere og jeres krav til eventet.
En central placering er især relevant, når mange gæster ankommer med tog eller offentlig transport, eller når eventet fortsætter videre ud i byen. Til gengæld kan et venue uden for centrum være et bedre valg, hvis parkering, større arealer eller nem adgang for leverandører vægter højt.
Tænk derfor på gæsternes samlede rejse frem for kun adressen. Ved større events bør du også undersøge adgang for busser, varelevering og produktion samt mulighederne for overnatning i nærheden.
Søger du lokalt, kan du blandt andet udforske eventlokaler i København, Aarhus og Odense og sammenligne mulighederne ud fra den geografi, der passer bedst til deltagerne.
Start med programmet. Skal der være taler eller præsentationer, er lyd, mikrofoner, skærme og gode sigtelinjer vigtige. Ved middag og fest bør du i højere grad undersøge køkken- og serveringsforhold, bar, garderobe og muligheder for musik og dans.
Ved større produktioner bør du afklare strømkapacitet, adgang for teknikere og leverandører, muligheder for opbygning samt hvornår I kan få adgang til lokalet.
Spørg også, hvad venue selv leverer, og hvad der skal bestilles eksternt. Det gør både budgettet og planlægningen mere præcis.
Jo mindre fleksibel du er med dato, by og størrelse, desto tidligere bør du undersøge mulighederne. Store firmafester, julefrokoster og events på populære torsdage, fredage og lørdage kan kræve længere planlægning. Har du flere mulige datoer, bliver det normalt lettere at finde et venue, der matcher både kapacitet og budget.
Det afhænger af det enkelte venue. Nogle steder arbejder med eget køkken eller faste cateringpartnere, mens andre giver mulighed for ekstern catering. Afklar reglerne tidligt, hvis maden er en vigtig del af konceptet. Undersøg samtidig eventuelle krav til personale, køkkenfaciliteter, drikkevarer, oprydning og rengøring.
Få først bekræftet kapacitet, pris og ledighed. Spørg derefter ind til adgangstider, opsætning, teknik, servering, garderobe, parkering og eventuelle begrænsninger for musik eller sluttidspunkt. Ved større events bør du også afklare leverandøradgang, opbygning og nedtagning, så de praktiske rammer passer til hele produktionen.
Det afhænger primært af, hvor deltagerne kommer fra, og hvilken type event du planlægger. En storby kan være praktisk ved offentlig transport, hoteller og efterfølgende aktiviteter, mens en placering uden for centrum kan give bedre plads og parkering. Vurder derfor rejsetid, eventformat og budget samlet frem for at vælge destination først.
Begreberne overlapper, men eventlokaler bruges ofte bredere om venues til både erhvervsarrangementer, receptioner, lanceringer, konferencer og fester. Selskabslokaler forbindes oftere med middage og festlige arrangementer. Det vigtigste er derfor ikke betegnelsen, men om stedet understøtter gæsteantal, program, teknik, servering og den ønskede opsætning.